Mandat

Sie brauchen zunächst ein Mandat der Geschäftsführung. Bilden Sie dann ein Team, dessen Zusammensetzung die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens gut abbildet. Dem Team sollten die Wissens- und Verantwortungsträger der Unternehmensbereiche angehören. Wenn Sie Ihre Kolleg*innen schon in dieser Phase einbeziehen, gewinnt das Thema Stärke und Relevanz.

Vorbereitung

Verschaffen Sie sich zu Beginn einen Überblick über die Anforderungen des DNK. Teilweise bauen Aspekte im DNK aufeinander auf – mit einem Überblick zu starten, kann die Zeit für die Erstellung der DNK-Erklärung verkürzen. Klären Sie intern, ob vorgelagerte Prozesse für die Berichterstattung notwendig sind, bspw. die Zusammenstellung einer Arbeitsgruppe, die Durchführung einer Wesentlichkeitsanalyse oder die Schaffung eines gemeinsamen Nachhaltigkeitsverständnisses. Prüfen Sie im Vorfeld auch, ob Sie externe Unterstützung, z. B. von DNK-Lots*innen, in Anspruch nehmen wollen.

Stellen Sie fest, welche der im DNK geforderten Informationen Ihnen bereits vorliegen. Einen Überblick über die Kriterien, Aspekte und Leistungsindikatoren finden Sie in der sogenannten DNK-Checkliste. Ein Template für die Erarbeitung der Berichtsinhalte kann im Downloadbereich des jeweiligen Accounts des Unternehmens in der DNK-Datenbank heruntergeladen werden. Zusätzlich zu diesem allgemeinen Leitfaden gibt es verschiedene branchenspezifische Leitfäden zum DNK.

Inhalt und Informationssammlung

Legen Sie fest, welches Indikatoren-Set (GRI oder EFFAS) besser zu Ihrem Unternehmen passt. Werden Sie sich darüber klar, welche zusätzlichen Berichtsinhalte Sie integrieren wollen bzw. laut Regulatorik berichten müssen (CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz, NAP Wirtschaft und Menschenrechte, EU-Taxonomie).

Verschaffen Sie sich Klarheit über die aktuelle Datenlage im Unternehmen und entscheiden Sie basierend darauf, an welchen Stellen Sie berichten können (comply) und wo Sie begründet darstellen, warum (noch) keine Daten vorliegen (explain).

Identifizieren Sie Abteilungen bzw. Akteur*innen (z. B. Controlling, Personalmanagement, Compliance, Umweltmanagement), die Nachhaltigkeitsinformationen beitragen können. Es empfiehlt sich, diese frühzeitig zu kontaktieren, über den Erarbeitungsprozess der DNK-Erklärung zu informieren und sie ggf. im Weiteren mit einzubeziehen. Sollten Sie sich entscheiden, eine Arbeitsgruppe aufzubauen, ist eine durchmischte Besetzung mit Vertreter*innen aller relevanten Abteilungen/ Organisationseinheiten erfahrungsgemäß besonders zielführend.

Zeitplan

Erstellen Sie einen Zeitplan für die Erarbeitung Ihrer DNK-Erklärung. Unternehmen, die nach dem CSR-RUG und der EU-Taxonomie berichtspflichtig sind, sollten den Einbezug von Vorstand, interner Revision/Wirtschaftsprüfung und Aufsichtsrat in ihrem Zeitplan berücksichtigen. Planen Sie genug Zeit ein, falls Sie noch keine Berichtsroutine haben, um mit dem Prozess vertraut zu werden und Abstimmungsschleifen mit anderen Akteuren möglich zu machen.

Ihr Profil in der Datenbank

Registrieren Sie sich in der DNK-Datenbank. Für jedes Berichtsjahr legen Sie eine eigene Erklärung an. Nehmen Sie für das aktuelle Berichtsjahr unter „Allgemeine Informationen“ die gewünschten Einstellungen vor (Indikatoren-Set, ggf. CSR-RUG, ggf. EU-Taxonomie, ggf. NAP Wirtschaft und Menschenrechte).

Im Downloadbereich können Sie sich ein auf Ihre Vorauswahl abgestimmtes Template herunterladen, sodass bei der Erarbeitung der Berichtsinhalte die Struktur „Ihrer“ DNK-Erklärung bereits berücksichtigt werden kann.

Über den Button „Zugeordnete Accounts“ besteht die Möglichkeit, Accounts für weitere Personen anzulegen, die an der Erstellung der Erklärung beteiligt sind (z. B. Kolleg*innen) legen, aber auch externe Beratungsunternehmen.

Gestaltung der Erklärung

Sie können in der Erklärung auf externe Dokumente verweisen. Für berichtspflichtige Unternehmen gilt diese Möglichkeit jedoch nur eingeschränkt. Im Sinne des CSR-RUG müssen nichtfinanzielle Erklärungen ein in sich geschlossenes Dokument darstellen, d. h. alle relevanten Informationen müssen direkt im jeweiligen Kriterium beschrieben werden.

Die Datenbank bietet die Möglichkeit, Textteile individuell zu formatieren sowie Tabellen und Grafiken einzufügen. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie Ihre Texte immer erst in der Datenbank formatieren, da beim Kopieren von Texten aus Word-Dokumenten häufig Übertragungsfehler vorkommen und Schriftarten und -größen nicht mehr der ursprünglichen Formatierung im Word-Dokument entsprechen.

Hilfe

In der Datenbank finden Sie unter der Rubrik „Neuigkeiten aus dem DNK-Büro“ aktuelle Hinweise zu relevanten Entwicklungen, Veranstaltungen und Unterstützungsangeboten.

Unter „Anleitungen und Kontakt“ finden Sie Verlinkungen zu hilfreichen Arbeitsmaterialien und können das DNK-Team direkt kontaktieren.

Nutzen Sie zudem die DNK-Datenbank und deren Vergleichsfunktion als Wissenspool, um sich von anderen DNK-Erklärungen Anregungen für das eigene Nachhaltigkeitsmanagement zu holen.

Erstellen der Inhalte

Schreiben Sie nun die Texte für Ihre DNK-Erklärung. Nutzen Sie die Kriterien für Ihre Kurzberichte und die Leistungsindikatoren für Ihre quantitativen Angaben. Angaben zu grundsätzlichen Berichtsparametern wie z. B. Grenzen der Berichterstattung, grundlegende Annahmen sowie verwendete Definitionen können Sie im DNK unter „Allgemeine Informationen“ machen.

Berichten Sie zu den gefragten Inhalten (comply) oder begründen Sie sachlich, warum zu bestimmten Aspekten (noch) keine Angaben gemacht werden können (explain). Der DNK versteht Nachhaltigkeit als Prozess. Es ist daher verständlich, wenn Sie bei Ihrer ersten Berichterstattung nicht gleich vollumfänglich zu allen Kriterien berichten können. Wenn Sie bei einem Thema erst Prozesse aufbauen müssen, verbinden Sie Ihre Explain-Angabe direkt mit einer Zielstellung, bis wann Sie Inhalte darstellen wollen. Da der DNK für alle Unternehmen und Organisationen, unabhängig von der Branche oder der Größe, anwendbar ist, kann es durchaus passieren, dass nicht alle Aspekte für alle Anwenderunternehmen gleichermaßen relevant sind. Hier greift das Wesentlichkeitsprinzip für die Berichterstattung (siehe auch DNK-Leitfaden, Seite 20).

Umfang der Erklärung

Um die Aufmerksamkeit von Leser*innen auf die zentralen Inhalte zu lenken, sollten Berichtsinhalte so lang wie nötig und so kurz wie möglich gehalten werden. Wir empfehlen eine Textlänge von 500 bis 3.000 Zeichen pro Kriterium.

Übersetzungen

Für international agierende Organisationen kann es im Einzelnen sinnvoll sein, nach der Freigabe der deutschen zusätzlich eine englische Version der DNK-Erklärung abzugeben. Die Übersetzungen werden stichprobenartig vom DNK-Team geprüft und analog zur deutschen Version freigegeben.

Zentrale Hilfsdokumente

• Leitfaden
• Checkliste
• Branchenspezifische Leitfäden

Tipp: Zur Erstellung der Textversion können Sie ein Template nutzen, dass Ihnen nach der Registrierung im Downloadbereich zur Verfügung steht.

Hilfestellungen zum Indikatoren-Set von GRI SRS...

...bietet die Global Reporting Initiative direkt auf ihrer Webseite. Dort sind zu den jeweiligen Indikatoren Hinweise zur Erhebung der Daten in entsprechenden Dokumenten hinterlegt. Sollten Sie Klärungsbedarf zu den Begrifflichkeiten in den Indikatoren haben, dann finden Sie in den Dokumenten jeweils ein GRI-Glossar.

Die EFFAS Indikatoren...

...finden Sie in einem Dokument direkt auf der Webseite der European Federation of Financial Analysts Society.

Einreichen

Speichern bzw. übertragen Sie Ihre Texte in die DNK-Datenbank. Ob alle Felder ausgefüllt sind, können Sie unter „Status Ihres Profils“ einsehen. Dort finden Sie auch den Button „Einreichen“. Nachdem Sie Ihre DNK-Erklärung eingereicht haben, erhält das DNK-Team automatisch eine Benachrichtigung, die Durchsicht auf formale Vollständigkeit folgt im Anschluss. Währenddessen ist eine Bearbeitung der Texte Ihrerseits nicht möglich.

Durchsicht und Feedback

Nach ca. vier Wochen nach Einreichung Ihrer DNK-Erklärung erhalten Sie die erste Rückmeldung aus dem DNK-Büro. Bitte beachten Sie, dass sich unsere Prüfzeit aufgrund von Urlaubszeiten im August und September sowie im Dezember auf fünf bis sechs Wochen verlängert. Rechnen Sie grundsätzlich mit mindestens einer Feedbackschleife. Bei erneuten Einreichungen erhalten Sie nach ca. einer Woche eine erneute Rückmeldung. Über die abgeschlossene Durchsicht informieren wir Sie per E-Mail. Unser Feedback können Sie direkt in der Datenbank einsehen. Eine inhaltliche Bewertung, Beratung oder Prüfung auf Rechtskonformität der eingereichten Textteile ist nicht Bestandteil der Durchsicht auf formale Vollständigkeit durch das DNK-Büro.

Bitte bearbeiten Sie alle Aspekte, die in der Statusübersicht rot („fehlt“) markiert sind. Klicken Sie für weitere Informationen auf „Details“, um sich die ggf. hinterlegten Anmerkungen des DNK-Teams anzeigen zu lassen. Wir empfehlen Ihnen, mindestens eine Feedbackschleife in Ihrer Zeitplanung zu berücksichtigen. Änderungen, die Sie nach dem Feedback an Ihren Texten vorgenommen haben, werden dem DNK-Team bei erneuter Einreichung in der Datenbank automatisch angezeigt. Dementsprechend ist es nicht notwendig, Ihre Ergänzungen und Bearbeitung in Ihren Texten kenntlich zu machen.

Hinweise für berichtspflichtige Unternehmen

Daten, wie etwa Verbrauchszahlen, Weiterbildungstage oder andere Personalkenngrößen, die bei der Einreichung der DNK-Erklärung noch nicht vorliegen, können auch im weiteren Prozess nachgetragen werden. Das entzerrt bei berichtspflichtigen Unternehmen oft den Zeitplan, da das DNK-Team die Texte bereits durchsehen kann. Die Vorlage der DNK-Erklärung beim Aufsichtsrat sollte erst nach der Freigabe der Erklärung durch das DNK-Team erfolgen. Solange die Erklärung nicht freigeben wurde, können weitere Änderungen nötig sein. Etwaige Änderungswünsche des Aufsichtsrates sind im Anschluss möglich, sofern sie weiterhin den formalen Anforderungen des DNK entsprechen.

Dritte in die Prüfung der DNK-Erklärung einbeziehen

Unternehmen, die Wirtschaftsprüfer*innen oder Umweltgutachter*innen in die Prüfung der Erklärungen einbeziehen, können dies auch über die DNK-Datenbank machen. Entsprechende Prüfberechtigungen für Dritte können dort freigeschaltet werden, sodass Externe in den beschriebenen Prüfprozess einbezogen werden können.

Freigabe

Sobald alle Angaben formal vollständig und die Häkchen in der Statusübersicht alle grün sind (entweder comply oder explain), erhalten Sie von uns die Freigabe zur Veröffentlichung Ihrer DNK-Erklärung. Bis zur Veröffentlichung ist diese nur für Sie einsehbar. Ob ein Berichtsinhalt mit comply oder explain bewertet wurde, ist auch nach der Veröffentlichung der DNK-Erklärung in der Datenbank nur für Sie einsehbar.

Sie haben die Möglichkeit, über eine entsprechende Datenbankeinstellung unter „Status Ihres Profils“ die Veröffentlichung in der DNK-Datenbank nach unserer Freigabe selbst vorzunehmen oder nach der finalen Durchsicht direkt durch uns zu veranlassen. Nach der Veröffentlichung erhalten Sie die DNK-Anwendersignets. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem DNK nicht um eine Zertifizierung handelt.

Möglichkeiten der Kommunikation

Anwender berichten nach eigenen Angaben gerne über die erfolgreiche Veröffentlichung der Erklärung auf ihrer Website, in sozialen Medien, in Pressemitteilungen oder in Nachhaltigkeits- und Geschäftsberichten. Sie bereiten aber auch für ihre Kund*innen oder Lieferanten auf Basis der Erklärung kompakte Nachhaltigkeitsbroschüren oder ansprechende Infografiken auf. Wir empfehlen zudem, die Veröffentlichung auf jeden Fall auch im Unternehmen zu kommunizieren, bspw. in Mitarbeitendenzeitschriften, im Intranet oder bei Teamrunden. So können Sie Ihre Mitarbeitenden weiter für das Thema sensibilisieren und motivieren.

Steuerung des Nachhaltigkeitsmanagements

Die Erfahrung zeigt, dass viele Anwender ihre DNK-Erklärung auch als Instrument zur Reflexion des eigenen Nachhaltigkeitsmanagements nutzen. Die DNK-Erklärung kann bspw. dabei helfen, eigene Ziele und Maßnahmen kontinuierlich zu evaluieren oder zukünftig relevante Themenbereiche zu identifizieren. Von besonderem Nutzen kann dabei die Vergleichsfunktion der DNK-Datenbank sein, die ein stetig wachsender Informationspool zu unternehmerischer Nachhaltigkeitsleistung ist und auch als Quelle für die eigene Inspiration dienen kann.

Teilnahme bei Wettbewerben

DNK-Anwender können ihre veröffentlichte DNK-Erklärung im Rahmen der Bewerbung um den Deutschen Nachhaltigkeitspreis (DNP) nutzen. Der DNP wird jährlich u.a. an Unternehmen verschiedener Größen vergeben. Dadurch verkürzt sich der Bewerbungsprozess um den sonst auszufüllenden Fragebogen. Im Bewerbungsprozess zum CSR-Preis der Bundesregierung wird im Fragebogen auf die jeweiligen Kriterien des DNK verwiesen, sodass Textteile einfach zweitgenutzt werden können.

Externe Nutzung der Daten

Von Externen werden die DNK-Erklärungen z. B. von Hochschulen und Forschungseinrichtungen für eigene Studien, von Finanzmarktakteuren für die Einschätzung der unternehmerischen Nachhaltigkeitsleistung und Zukunftsfähigkeit von Geschäftsmodellen oder von Nichtregierungsorganisationen genutzt, damit diese einen fundierten Einblick in Unternehmensabläufe bekommen. Auch das DNK-Team evaluiert in regelmäßigen Abständen ausgewählte Themenblöcke, um so Hinweise zur Bearbeitung für die Anwender zu formulieren, zur Verbesserung der eigenen Prozesse beizutragen und die Erkenntnisse in Gespräche mit politischen Akteuren einzubringen.

Anschlussfähigkeit

Anwender, die nach der CSR-Berichterstattung mit dem DNK im nächsten Schritt ein Nachhaltigkeitsrating durchführen möchten, machen wir an dieser Stelle auf den gemeinsamen Leitfaden von DNK und EcoVadis aufmerksam. Die Abdeckung von CSR-Themen zwischen dem Nachhaltigkeitskodex als Berichtsstandard und dem EcoVadis-Rating überschneidet sich zum Großteil. Das bedeutet für die Nutzer beider Systeme einen geringen Mehraufwand, will ein Unternehmen von der Berichterstattung zu einem aktiven Lieferkettenmanagement gehen oder vice versa. 

Auch der Schritt vom oder zum Umweltmanagementsystem EMAS wird DNK-Interessierten und -Anwendern leichter gemacht. Hierfür hat der Umweltgutachterausschuss (UGA) 2021 eine aktualisierte Studie veröffentlicht: Studie zur Schnittstelle zwischen EMAS und Deutschen Nachhaltigkeitskodex. 2022 folgte die Orientierungshilfe „EMAS und der DNK“. Wer bereits eine DNK-Erklärung veröffentlicht hat, findet hier Hinweise, wie mit EMAS die Datenqualität erhöht und weitere Verbesserungsprozesse im Unternehmen systemisch verankert werden können.