Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Gundlach Bau und Immobilien GmbH & Co. KG

Das Thema Nachhaltigkeit ist grundsätzlich in allen Geschäftsprozessen verankert, das heißt bei allen unternehmerischen Entscheidungen werden die jeweiligen Vor- und Nachteile von Handlungsoptionen auch unter Nachhaltigkeitsaspekten einbezogen:

  • Gundlach hat klare Unternehmens- und Nachhaltigkeitsziele definiert (insgesamt 31 bis 2020), dabei verpflichtet sich Gundlach zu einer auf Dauer soliden und verantwortungsvollen Unternehmenspolitik, die alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit berücksichtigt.
  • Die festgelegten Ziele sind bei Gundlach in der Strategie und in den Prozessen verankert.
  • Zur Orientierung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat Gundlach einen Code of Conduct (CoC) erarbeitet und eingeführt, der als Verhaltenskodex auch Nachhaltigkeitsthemen explizit aufgreift.
  • Bei der Auswahl von Partnern und Lieferanten werden Nachhaltigkeitskriterien mitberücksichtigt.
  • Von Gundlach getätigte Investitionen werden durch den Einsatz des Sustainability-Monitors im Wohnungsunternehmen gezielt nachhaltigkeitsorientiert gesteuert.
  • Gundlach strebt eine kontinuierliche Berichterstattung zum Thema Nachhaltigkeit an, um seine Stakeholder über die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens zu informieren.

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VR Bank Südliche Weinstraße-Wasgau eG

Als Genossenschaftsbank ist das Geschäftsmodell der VR Bank SWW eG seit ihrer Gründung am 28. Juni 1872 auf Nachhaltigkeit ausgerichtet und orientiert sich an dem gesetzlichen Förderauftrag, welcher in § 1 des Genossenschaftsgesetztes verankert ist: „Der Zweck einer Genossenschaft ist darauf ausgerichtet, den Erwerb oder die Wirtschaft ihrer Mitglieder oder deren soziale oder kulturelle Belange durch gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb zu fördern.“

Unterstützend wurde der Wert „Nachhaltigkeit“ fest im Unternehmensleitbild der Bank verankert und in den Führungsleitlinien aufgegriffen. Derzeit beinhaltet die Balanced Scorecard fünf Dimensionen (Finanzen, Mitarbeiter, Prozesse, Mitglieder und Kunden sowie Region). Die zuletzt genannte Dimension „Region“ wird künftig in „Region und Nachhaltigkeit“ umbenannt, was den Stellenwert des Themas verdeutlicht. Innerhalb dieser Dimension wird ein sogenannter Nachhaltigkeitsindex ausgewiesen, welcher das Verhältnis zwischen den gesetzten und erreichten Zielen widerspiegelt. Anhand eines Soll-/Ist-Abgleichs wird die Balanced Scorecard vierteljährlich aktualisiert und an den Vorstand sowie Aufsichtsrat reportet.

Bezugnehmend auf die Prozesse sind zum aktuellen Zeitpunkt noch keine Nachhaltigkeitsaspekte festgelegt. Hier ist aber geplant, dass künftig beispielsweise bei den Prozessen „Kundenanlagen“ und „Kundenkredite“ mindestens ein Nachhaltigkeitskriterium fest eingebunden wird. Darüber hinaus möchte die Bank bestimmte Kriterien aufstellen, nach denen sie Geldanlagen bzw. Kredite als „nachhaltig“ bewertet und mehr nachhaltige Produkte in ihr Portfolio aufnimmt.

Um dieses Vorhaben zu unterstreichen, plant die Bank zusätzlich für jeden ihrer Regionalmärkte einen Nachhaltigkeitsberater auszubilden, der dann als Spezialist zu den Kundenberatungen hinzugezogen werden kann.

Zur generellen Einhaltung und Überwachung der Unternehmensabläufe wird ein sogenannter Nachhaltigkeitsrat geschaffen, welcher sich aus Mitarbeitern unterschiedlichster Bereiche zusammensetzt und durch vier Arbeitskreise ergänzt wird (siehe hierzu Ausarbeitung in Kriterium 5). Die Arbeitskreise haben die Aufgabe, die strategischen und operativen Ziele umzusetzen, zu planen sowie zu realisieren. Den Arbeitskreisen wird die eigenständige Bearbeitung zugeordneter Aufgaben/Ziele überlassen, sodass der Nachhaltigkeitsrat hier nur unterstützend tätig ist, abschließend jedoch für die eigentliche Herbeiführung der Beschlüsse verantwortlich ist. In bestimmten Fällen ist neben dieser Bottom-up Variante, bei welcher Themen in der Hierarchie von unten nach oben erarbeitet werden, auch ein Top-down-Ansatz möglich, sodass der Nachhaltigkeitsrat in bestimmten Fällen die Erarbeitung eines gewissen Themengebiets einfordern kann.

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Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte | Wohnstadt

Das Leitbild der Unternehmensgruppe bildet den Rahmen für die Nachhaltigkeitsstrategie, die als Teil der Unternehmensstrategie durch die Unternehmensführung entwickelt und mit dem Aufsichtsrat abgestimmt wurde. Darüber hinaus wurden bei der Strategieentwicklung die für die Unternehmensgruppe relevanten Aspekte der Nachhaltigkeitsstrategie des Landes Hessens und des Bundes berücksichtigt. 

Zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie in den relevanten Themenbereichen liegen zu dreizehn Themen Grundsätze in Form von Unternehmensrichtlinien vor. Dazu zählen die Themen Energieeffizienz, Klimaschutz, Materialien/Bauprodukte, Biodiversität, Antidiskriminierung, Beruf und Familie, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Personalentwicklung, Aus- und Weiterbildung, Neubau, Betriebs- und Verkehrssicherheit, Betreiberverantwortung und Datenschutz. Eine Richtlinie zur Beschaffung wurde ergänzend erarbeitet und 2018 in Kraft gesetzt. Diese Richtlinien beinhalten eine Beschreibung des jeweiligen Themenkontextes, eine Ziel- und Zweckdefinition, Angaben zum Wirkungsbereich und den Verantwortlichkeiten, die Prinzipien und die dazugehörigen Performance-Indikatoren sowie Aussagen zur regelmäßigen Überprüfung und zur Berichterstattung. Sie regeln den grundlegenden Umgang mit den Nachhaltigkeitsthemen bei der Unternehmensgruppe und werden im Rahmen der turnusgemäßen Fortschreibung der Nachhaltigkeitsstrategie aktualisiert. In der operativen Umsetzung unterliegen die Richtlinien einem Ausdefinierungsprozess gemeinsam mit den Fachabteilungen, was auf die unterschiedlichen Sparten der Unternehmensgruppe zurückzuführen ist. 

Im operativen Geschäft findet die Nachhaltigkeitsstrategie durch Handlungsanweisungen, Leitfäden, festgelegte Geschäftsprozesse sowie abteilungsinterne Regelungen Anwendung. Um im Sinne der Werte der Unternehmensgruppe zu handeln veröffentlicht das Unternehmen ein Leitbildwelches allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern als Orientierung dienen soll.   

Die Verantwortung für die Handlungsfelder (siehe DNK-Kriterium 1: Strategische Analyse und Maßnahmen) trägt die Lenkungsgruppe Nachhaltigkeit. Sie ist das zentrale Beratungsgremium und überprüft in einem vierteljährlichen Turnus die Fortentwicklung und Umsetzung der Strategie. Klar definierte Handlungsfeldverantwortliche fungieren zudem als fachliche Ansprechpartner und stellen die Umsetzung der beschlossenen Ziele und Maßnahmen der Handlungsfelder bereichsübergreifend sicher.

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Michael Koch GmbH

Zur Umsetzung der Unternehmenspolitik und der Nachhaltigkeitsstrategie ist 2002 in der Michael Koch GmbH ein funktionierendes Management-System installiert worden, dass einerseits das Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001 und andererseits das Umweltmanagement-System nach EMAS III umfasst. Die Michael Koch GmbH kann und hat durch die Einführung des integrierten Managementsystems kontinuierlich, dauerhaft und konsequent die Aktivitäten im Umweltschutz und der Arbeitssicherheit überprüft, gemessen und gesteuert. In Verbindung mit dem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 wird umweltgerechtes Arbeiten durch Qualitätsaspekte ergänzt.

Die Umwelterklärung beinhaltet die für den gesamten Betrieb geltenden Umweltleitlinien, welche nachhaltiges Gewicht bei Entscheidungen über Investitionen, Entwicklung von Produkten und auch im Tagesgeschäft haben, wo sowohl ökologische und wirtschaftliche, als auch strategisch planerische Kriterien gefragt sind. Diese Synergien führt die Michael Koch GmbH einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu.

Im Jahr 2016 wurde erstmals ein CO2-Fußabdruck für das Fabrikle erstellt, welches in Zukunft als Orientierung zur Reduzierung der CO2 Maßnahmen dienen soll. Darüber hinaus verfügt die Michael Koch GmbH über ein ausführliches Umweltcontrolling, in welchem alle relevanten Daten erfasst und analysiert werden (Stromverbrauch-, Wasserverbrauch-, Verbrauch von Verpackungen und Papier etc.)
Neben den Managementsystemen und anderen wichtigen Dokumenten ist den Mitarbeitern die Betriebsordnung, in welcher zum Beispiel Aspekte wie „Flexible Arbeitszeiten", „Umgang miteinander", „Arbeitssicherheit", „Umweltschutz" geregelt sind, zugänglich und sichern die operative Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen.

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Concordia Versicherungen

Wirtschaftlicher Erfolg, soziale Verantwortung und ökologisches Handeln bedingen einander und sind eine Investition in die Zukunftsfähigkeit. Als Orientierungsrahmen für eine entsprechend verantwortliche Unternehmensführung dient der Kodex für nachhaltiges Wirtschaften. Darin ist das Nachhaltigkeitsverständnis der Concordia festgeschrieben.
Die Concordia strebt eine kontinuierliche Optimierung, Weiterentwicklung und Steuerung der Prozesse bzw. der Organisation hinsichtlich Kundenorientierung, Qualität, Produktivität, Profitabilität und der Umsetzung externer Erfordernisse an. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Sicherstellung bzw. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.  

Sämtliche Regeln und Prozesse sind in Richtlinien und Leitlinien dokumentiert. Insbesondere Folgende beziehen das Thema Nachhaltigkeit in der Concordia ein:  

Internes Kontrollsystem (IKS) Darstellung von wesentlichen Inhalten zur Ausgestaltung und Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS).
Einkaufsrichtlinie Verbindliche Beschreibung des Verfahrens zur Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen.
Compliancerichtlinie Kompakte Darstellung von verbindlichen Leitlinien für die Compliance-Funktion der CC, COL, CK und der Concordia Gruppe.
Umweltleitlinie Engagement, Maßnahmen und Rahmenverpflichtungen der Concordia hinsichtlich ökologischer Themen.
Verhaltensrichtlinie Darstellung grundlegender rechtlicher und ethischer Anforderungen, denen die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit entsprechen müssen, als Orientierungshilfe für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten.
Kapitalanlagerichtlinie Vorgehensweise für die Festlegung der Anlagestrategie, Umgang mit den spezifischen Risiken aus der Kapitalanlage und Definition des Anlagekatalogs.
Kapitalmanagement Darstellung des Kapitalmanagement der Concordia Versicherungsgruppe unter Berücksichtigung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Leitlinien für nachhaltige Kapitalanlage und Unternehmensführung der COL Darstellung der nachhaltigen Unternehmensführung und der damit einhergehenden Verbindung der hohen Produktqualität und Nachhaltig­keit der COL. Konkretisierung der Grundsätze für eine verantwortungsbewusste Kapitalanlage der Produktlinie Leben oeco in Positiv- und Negativkriterien.
ORSA und Risikomanagement Rahmen für das Risikomanagement und den ORSA-Prozess (Own Risk and Solvency Assessment) sowohl auf Einzelgesellschafts- als auch auf Gruppenebene.
Berichterstattung und Offenlegung Gruppenweites, einheitliches Verständnis zu den Anforderungen an die Berichterstattungs- und Offenlegungspflichten.
Governance Festlegung organisatorischen Strukturen und Abläufe des Governance-Systems für die Concordia Gruppe.
Vergütungssysteme Verbindliche Festlegung der wesentlichen Vergütungssysteme innerhalb der Concordia Gruppe unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Gebäudesicherheit Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
Datenschutzrichtlinie Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz.
Interne Revision Umsetzung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Interne Revisions-Funktion der Concordia Gruppe als Konzern und die einzelnen Internen Revisions-Funktionen der Versicherungsunternehmen der Concordia Gruppe.
Fit and proper Organisatorischer Rahmen für die kontinuierliche Sicherstellung und Weiterentwicklung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit der betreffenden Personen innerhalb der Concordia Gruppe, unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Incentive Verbindliche Vorgaben zur Planung, Ausschreibung, Ausgestaltung und Durchführung von Incentives und Veranstaltungen mit Incentive-Charakter.

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