Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Werbemittelagentur Hagemann GmbH

Den Rahmen für die Einhaltung unserer Nachhaltigkeitsstrategie und der internen Regeln bildet unser Qualitätsmanagementsystem gemäß ISO 9001. Alle neuen Lieferanten müssen sich ebenfalls durch ein Qualitätsmanagementsystem qualifizieren.  

In unserem 2018 eingeführten Code of Conduct haben wir unsere Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen festgehalten. Er ist allen Mitarbeitern bekannt und für alle gültig. Ab März 2020 werden auch unsere Lieferanten unseren Code of Conduct erhalten und zu dessen Einhaltung angehalten.  

Interne Prozesse, die zur Verankerung von Nachhaltigkeit im operativen Geschäft führen, sind:  

  • Mindestens zwei jährliche CSR-Workshops mit Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern
  • Seit September 2019 bei der Einholung eines Angebots standardmäßige Abfrage von eingesetzten Materialien, Produktionsstandort, Zertifikaten (Artikel und/oder Produktion), Recyclingprozess und weitere Nachhaltigkeitsleistungen (z.B. Erhalt der regionalen Wälder) der einzelnen Werbeartikel
  • Transparente Weitergabe der eingeholten Nachhaltigkeitsinformationen an unsere Kunden, um die Grundlage für eine nachhaltige Entscheidung zu legen
  • Regelmäßig Vertriebsmeetings zum Austausch von Produktinformationen, Prozessen, Projekten, Unternehmensbelangen
  • Erstellung einer CO2-Bilanz (alle zwei Jahre), um den Fortschritt bei der Emissionsreduktion festzustellen.

Mit unseren Lieferanten haben wir folgende weiteren Prozesse etabliert bzw. geplant:  

  • Jährliche Produktschulungen bei uns im Haus durch ca. 20 Matrix-Lieferanten, die ca. 50 Prozent des Umsatzes ausmachen. Sie werden seit dem 1.11.2019 im Vorfeld so gebrieft, dass sie zum Thema Nachhaltigkeit auskunftsfähig sind und wir diese Informationen bewerten können. Ziel ist es, diese Informationen dann im Beratungsgespräch aktiv an unsere Kunden weitergeben zu können. Die Angaben zur Nachhaltigkeit werden über ein Bewertungsformular von den Teilnehmern ausgefüllt, der Einkauf wertet diese Befragung aus.
  • Zukünftig soll ein neueingeführtes Wiki als Informationsplattform dienen: hier können alle Informationen abgelegt werden und mit einer einfachen Suche gefunden werden. So entfällt die Suche in den unterschiedlichen Laufwerken und Ordnern.
  • Jährlich werden vier der wichtigsten Lieferanten durch die Geschäftsleitung besucht, um mit dem Unternehmen in einen Nachhaltigkeitsdialog zu gehen. Diese Besuche fanden auch 2019 statt. Wesentliche Effekte sind, dass wir selbst viel Input erhalten und diesen nutzen können, aber auch erkennen, welche Lieferanten wir zu unserem Stakeholder-Dialog „CSR-Workshop“ einladen können (siehe Kriterium 9).

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Gigaset AG

Die Nachhaltigkeitsstrategie von Gigaset wird durch ein integriertes Management System aufrecht erhalten. Dabei spielen die Standards ISO 9001 für Qualität und ISO 14001 für den Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Die Qualitätspolitik und Umweltpolitik von Gigaset beschreiben die wesentlichen Kernpunkte des Management Systems.

Die hierauf fußende Prozesslandschaft von Gigaset bildet die notwendigen Aktivitäten für Nachhaltigkeit der Bereiche Projektmanagement, Qualität, Umweltschutz, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Lieferkette und Sozialstandards ab.

In wesentlichen Bereichen sind diese Prozesse mit Verfahrensanweisungen und Handbüchern hinterlegt, die die Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen in den Prozessen detailliert beschreiben. Weitere Themen werden in Rundschreiben und Richtlinien zur Organisation festgelegt und im Intranet bekanntgemacht.

Hier sind auch die Business Conduct Guidelines von Gigaset hinterlegt, die verbindliche Regeln für verantwortungsvolles Handeln aller Mitarbeiter im Unternehmen sowie im Umgang mit Externen, insbesondere Kunden und Geschäftspartner, vorgeben.
 
Darüber hinaus ist darin der Prozess beschrieben, wie Fragen zu Compliance-Themen und Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße an das Gigaset Compliance Committee gerichtet werden können.

Ein zentrales Risikomanagementsystem dient dazu, dass Risiken rechtzeitig erkannt und durch geeignete Gegenmaßnahmen gesteuert werden können. Der interne Revisionsprozess unterstützt die Geschäftsleitung bei der Überwachung der Einhaltung von Organisations- und Aufsichtspflichten und internen Regelwerken.

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Lebensbaum / Pure Taste Group GmbH & Co. KG

Integriertes Managementsystem

Unser Nachhaltigkeitsstrategie wird im Kontext unseres nachhaltigen Managementansatzes im betrieblichen Alltag umgesetzt. Unser Managementansatz ist übergreifend für alle wesentlichen Qualitäts- und Nachhaltigkeitsaspekte in der gesamten Unternehmensgruppe gültig. Er basiert auf unserer Unternehmenspolitik und auf maßgeblichen internationalen Normen und Standards. Die Unternehmenspolitik, Normen und Standards haben wir in Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Prozessen und operativen Vorgaben verankert und fest im Integrierten Managementsystem und im Lebensbaum Partnersystem implementiert. 

Die Grundlagen unseres heutigen Managementsystems haben wir 1997 mit der Einführung eines zertifizierten Umweltmanagements gelegt. Zeitgleich wurde ein Qualitätsmanagementsystem etabliert. Seitdem wurde das System zu einem integrierten System zusammengeführt und sukzessive weiterentwickelt. In 2015 haben wir zur besseren Steuerung, Nachverfolgung und Dokumentation der im System geregelten Prozesse und Vorgaben die Prozess- und Qualitätsmanagement-Software ConSense eingeführt.

Ebenfalls in 2015 haben wir in unserer Kaffeerösterei, die seit 2011 Bestandteil unserer Unternehmensgruppe ist, ein Umweltmanagement gemäß EMAS eingeführt. Jetzt arbeiten wir an beiden Standorten mit einem einheitlichen Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement.

Im betrieblichen Alltag stellen klare Prüf- und Freigabeprozesse sicher, dass unsere Grundsätze in unsere Richtlinien, Prozesse und betrieblichen Vorgaben einfließen. Wo es sinnvoll ist, werden betroffene Mitarbeiter und Partnerunternehmen in die Festlegung und Weiterentwicklung eingebunden. Neue Prozesse und Dokumente ebenso wie Änderungen durchlaufen außerdem eine Konformitätsprüfung durch die Fachbeauftragten, bevor sie von der Geschäftsführung freigegeben werden.

Neue Mitarbeiter werden in unsere Richtlinien eingewiesen, bestehende Mitarbeiter müssen für sie relevante Neuerungen jedes Mal explizit bestätigen. Besonders wichtige Aspekte werden geschult. Regelmäßige Wirksamkeits- und Complianceprüfungen, insbesondere im Rahmen des Auditprogramms und regelmäßiger Managementbewertungen, gewährleisten, dass Vorgaben eingehalten werden oder führen nötigenfalls zu Korrekturmaßnahmen.

Wesentlichkeitsanalyse und Entwicklungsziele

Die tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen unseres unternehmerischen Handelns ermitteln wir durch verschiedene Verfahren, die wir nach festen Kriterien in einer regelmäßig aktualisierten Wesentlichkeitsanalyse zusammenführen. Zu diesen Verfahren zählen Prozessanalysen, Stakeholderbefragungen und -dialoge, Auswertungen von Lebenszyklus-Analysen zu Produkten, Auswertungen externer Studien und Publikationen sowie Gefährdungsbeurteilungen und Risikoanalysen. Die in der Wesentlichkeitsanalyse herausgearbeiteten Themen verdichten wir zu Nachhaltigkeitshandlungsfeldern. Für die einzelnen Handlungsfelder setzen wir uns grundlegende strategische Ziele und legen, davon ausgehend, konkrete operative Ziele fest. Strategische und operative Ziele werden jährlich überprüft und ggf. angepasst oder ergänzt. Sie bilden wiederum einen wichtigen Baustein für die Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie und deren Umsetzung im Rahmen unseres Managementansatzes.

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wertsicht GmbH

In unserem Unternehmenshandbuch und den mitgeltenden Unterlagen sind Strategie, Aufbau und Abläufe beschrieben. Durch regelmäßige Geschäftsführungssitzungen, jährlichen Internen-Workshops im gesamten Team, sowie weiteren Regelkommunikationen werden Prozesse besprochen und Aktivitäten, wie bspw. Schulungsmaßnahmen festgelegt.  

Bei der Organisation unseres Unternehmens richten wir uns an nationalen und internationalen Standards (ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, ÖKOPROFIT) und versuchen auch diesen in unserem Unternehmenshandbuch gerecht zu werden.

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Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft

Die operative Umsetzung der zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele definierten Maßnahmen erfolgt durch die Verantwortlichen in den jeweiligen Ressorts der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft und den verbundenen Tochterunternehmen.
Dort wo es möglich ist, erfolgt die Orientierung an nationalen und internationalen Standards und Rahmenwerken wie dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex, dem ETI (Ethical Trading Initiative) Base Code oder ISO 50001.  

Weitere Informationen ab S. 28 ff. im Nachhaltigkeitsbericht 2017 im Kapitel „Steuerungs- und Kontrollmechanismen“.

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