Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

igefa Handelsgesellschaft mbH & Co. KG

Die Unternehmens- bzw. Nachhaltigkeitsstrategie wird in Form von messbaren Zielen, Maßnahmen und Projekten sowie durch Verhaltensregeln (z.B. igefa Verhaltenskodex) und Prozessanweisungen konkretisiert.
Durch das Integrierte Managementsystem, zertifiziert nach DIN ISO 9001 und 14001 (vgl. Kritierium 1 Strategische Analyse und Maßnahmen), ist sichergestellt, dass Prozesse und Verantwortlichkeiten dokumentiert, nachgehalten und bei Bedarf angepasst werden.
Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung wird erkanntes Verbesserungspotential beispielsweise aus Kundenrückmeldungen mit entscheidenden Auswirkungen auf die Umwelt, auf die Sicherheit oder auch Zufriedenheit von Mitarbeitern bzw. Kunden in die Nachhaltigkeitsstrategie und das Managementsystem integriert. 
Im Hinblick auf die jährlich stattfindenden Audits durch unabhängige Dritte unterliegt das System auch einer regelmäßigen externen Überwachung.
So wurde uns beispielsweise durch EcoVadis, eine internationale CSR-Rating-Plattform, in 2017 der Gold-Status verliehen.
Mit 71 von 100 möglichen Punkten zählt die igefa zu den besten aller von EcoVadis bewerteten Unternehmen weltweit: Bestätigung und zugleich Ansporn, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen.

Bestätigung und Ansporn ist, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen

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Bundesdruckerei-Gruppe

Die unternehmensweite Geschäftsstrategie wird im Rahmen des „Vision-to-plan“-Prozesses über die Teilstrategien der einzelnen Bereiche sowie deren operative Umsetzungspläne heruntergebrochen. Innerhalb des „Vision-to-Plan“-Prozesses ist auch Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie verankert. Aktuell wird der Geschäftsführung zur Überwachung nachhaltigkeitsbezogener Prozesse jährlich eine Evaluierung zum Erreichungsgrad strategischer Ziele und der Entwicklung operativer Prozesse vorgelegt.

Die Bundesdruckerei setzt zudem weitere Management-Systeme ein. Zur Verbesserung der Leistungen im ökologischen Bereich und der Arbeitssicherheit wurden Managementsysteme für Arbeitsschutz, Umweltschutz und Energiemanagement für die Bundesdruckerei GmbH aufgebaut. Die Systeme werden fortlaufend optimiert, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen. Die Prozesse für das Arbeitssicherheits- und Umweltmanagementsystem, Gefahrstoffmanagement und die Umweltaspekte regeln die Abläufe im Unternehmen und sind für alle Mitarbeiter transparent und bindend.

Das Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO/IEC 27001 umfasst den gesamten Produktprozess von der Produktidee über die Konzeption, Entwicklung und Serienfertigung bis hin zur Auslieferung und zum Kundensupport. Mit dem „INTERGRAF Certificate for Management of Security Printing Process“ weist die Bundesdruckerei außerdem die Einführung und Umsetzung des Sicherheitsmanagementsystems ISO/IEC 14298 sowie die Erfüllung der relevanten Anforderungen dieses Standards nach.

Zur Einhaltung und Überwachung von Regeln, Gesetzen und Bestimmungen und zur Vermeidung von Regelverstößen hat die Bundesdruckerei ein Compliance-Managementsystem implementiert. Bestandteil des Systems sind regelmäßige Compliance-Checks von Geschäftspartnern, Compliance-Erklärungen von Lieferanten, Schulungen sowie die Überwachung, Verbesserung und Identifikation von Risiken.

Weiterhin umfasst ein mehrstufiges Risiko-Chancen-Management-System in Anlehnung an die DIN ISO 31000 die systematische und fortlaufende Identifikation, Bewertung, Steuerung, Dokumentation, Kommunikation und Überwachung von Risiken und Chancen.

Durch die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ und verschiedene, themenspezifische Richtlinien (z. B. Einkauf, Compliance, Risiko- und Chancenmanagement) werden die Mitarbeiter geleitet. Die Einhaltung der Regelungen und Prozesse wird regelmäßig durch interne und externe Audits überprüft. 

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Concordia Versicherungen

Wirtschaftlicher Erfolg, soziale Verantwortung und ökologisches Handeln bedingen einander und sind eine Investition in die Zukunftsfähigkeit. Als Orientierungsrahmen für eine entsprechend verantwortliche Unternehmensführung dient der Kodex für nachhaltiges Wirtschaften. Darin ist das Nachhaltigkeitsverständnis der Concordia festgeschrieben.
Die Concordia strebt eine kontinuierliche Optimierung, Weiterentwicklung und Steuerung der Prozesse bzw. der Organisation hinsichtlich Kundenorientierung, Qualität, Produktivität, Profitabilität und der Umsetzung externer Erfordernisse an. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Sicherstellung bzw. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.  

Sämtliche Regeln und Prozesse sind in Richtlinien und Leitlinien dokumentiert. Insbesondere Folgende beziehen das Thema Nachhaltigkeit in der Concordia ein:  

Internes Kontrollsystem (IKS) Darstellung von wesentlichen Inhalten zur Ausgestaltung und Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS).
Einkaufsrichtlinie Verbindliche Beschreibung des Verfahrens zur Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen.
Compliancerichtlinie Kompakte Darstellung von verbindlichen Leitlinien für die Compliance-Funktion der CC, COL, CK und der Concordia Gruppe.
Umweltleitlinie Engagement, Maßnahmen und Rahmenverpflichtungen der Concordia hinsichtlich ökologischer Themen.
Verhaltensrichtlinie Darstellung grundlegender rechtlicher und ethischer Anforderungen, denen die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit entsprechen müssen, als Orientierungshilfe für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten.
Kapitalanlagerichtlinie Vorgehensweise für die Festlegung der Anlagestrategie, Umgang mit den spezifischen Risiken aus der Kapitalanlage und Definition des Anlagekatalogs.
Kapitalmanagement Darstellung des Kapitalmanagement der Concordia Versicherungsgruppe unter Berücksichtigung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Leitlinien für nachhaltige Kapitalanlage und Unternehmensführung der COL Darstellung der nachhaltigen Unternehmensführung und der damit einhergehenden Verbindung der hohen Produktqualität und Nachhaltig­keit der COL. Konkretisierung der Grundsätze für eine verantwortungsbewusste Kapitalanlage der Produktlinie Leben oeco in Positiv- und Negativkriterien.
ORSA und Risikomanagement Rahmen für das Risikomanagement und den ORSA-Prozess (Own Risk and Solvency Assessment) sowohl auf Einzelgesellschafts- als auch auf Gruppenebene.
Berichterstattung und Offenlegung Gruppenweites, einheitliches Verständnis zu den Anforderungen an die Berichterstattungs- und Offenlegungspflichten.
Governance Festlegung organisatorischen Strukturen und Abläufe des Governance-Systems für die Concordia Gruppe.
Vergütungssysteme Verbindliche Festlegung der wesentlichen Vergütungssysteme innerhalb der Concordia Gruppe unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Gebäudesicherheit Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
Datenschutzrichtlinie Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz.
Interne Revision Umsetzung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Interne Revisions-Funktion der Concordia Gruppe als Konzern und die einzelnen Internen Revisions-Funktionen der Versicherungsunternehmen der Concordia Gruppe.
Fit and proper Organisatorischer Rahmen für die kontinuierliche Sicherstellung und Weiterentwicklung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit der betreffenden Personen innerhalb der Concordia Gruppe, unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Incentive Verbindliche Vorgaben zur Planung, Ausschreibung, Ausgestaltung und Durchführung von Incentives und Veranstaltungen mit Incentive-Charakter.

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WertSicht GmbH

In unserem Unternehmenshandbuch und den mitgeltenden Unterlagen sind Strategie, Aufbau und Abläufe beschrieben. Durch regelmäßige Geschäftsführungssitzungen, jährlichen Internen-Workshops im gesamten Team, sowie weiteren Regelkommunikationen werden Prozesse besprochen und Aktivitäten, wie bspw. Schulungsmaßnahmen festgelegt.  

Bei der Organisation unseres Unternehmens richten wir uns an nationalen und internationalen Standards (ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, ÖKOPROFIT) und versuchen auch diesen in unserem Unternehmenshandbuch gerecht zu werden.

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Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte Wohnstadt

Das Leitbild der Unternehmensgruppe bildet den Rahmen für die Nachhaltigkeitsstrategie, die als Teil der Unternehmensstrategie durch die Unternehmensführung entwickelt und mit dem Aufsichtsrat abgestimmt wurde. Darüber hinaus wurden bei der Strategieentwicklung die für die Unternehmensgruppe relevanten Aspekte der Nachhaltigkeitsstrategie des Landes Hessens und des Bundes berücksichtigt. 

Zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie in den relevanten Themenbereichen liegen zu dreizehn Themen Grundsätze in Form von Unternehmensrichtlinien vor. Dazu zählen die Themen Energieeffizienz, Klimaschutz, Materialien/Bauprodukte, Biodiversität, Antidiskriminierung, Beruf und Familie, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Personalentwicklung, Aus- und Weiterbildung, Neubau, Betriebs- und Verkehrssicherheit, Betreiberverantwortung und Datenschutz. Eine Richtlinie zur Beschaffung wurde ergänzend erarbeitet und 2018 in Kraft gesetzt. Diese Richtlinien beinhalten eine Beschreibung des jeweiligen Themenkontextes, eine Ziel- und Zweckdefinition, Angaben zum Wirkungsbereich und den Verantwortlichkeiten, die Prinzipien und die dazugehörigen Performance-Indikatoren sowie Aussagen zur regelmäßigen Überprüfung und zur Berichterstattung. Sie regeln den grundlegenden Umgang mit den Nachhaltigkeitsthemen bei der Unternehmensgruppe und werden im Rahmen der turnusgemäßen Fortschreibung der Nachhaltigkeitsstrategie aktualisiert. In der operativen Umsetzung unterliegen die Richtlinien einem Ausdefinierungsprozess gemeinsam mit den Fachabteilungen, was auf die unterschiedlichen Sparten der Unternehmensgruppe zurückzuführen ist. 

Im operativen Geschäft findet die Nachhaltigkeitsstrategie durch Handlungsanweisungen, Leitfäden, festgelegte Geschäftsprozesse sowie abteilungsinterne Regelungen Anwendung. Um im Sinne der Werte der Unternehmensgruppe zu handeln veröffentlicht das Unternehmen ein Leitbildwelches allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern als Orientierung dienen soll.   

Die Verantwortung für die Handlungsfelder (siehe DNK-Kriterium 1: Strategische Analyse und Maßnahmen) trägt die Lenkungsgruppe Nachhaltigkeit. Sie ist das zentrale Beratungsgremium und überprüft in einem vierteljährlichen Turnus die Fortentwicklung und Umsetzung der Strategie. Klar definierte Handlungsfeldverantwortliche fungieren zudem als fachliche Ansprechpartner und stellen die Umsetzung der beschlossenen Ziele und Maßnahmen der Handlungsfelder bereichsübergreifend sicher.

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