Praxiserfahrungen mit dem DNK

Der DNK bietet eine gute Möglichkeit, kurz aber umfassend und ausgewogen über die eigene Nachhaltigkeitsperformance zu berichten. Mit dem DNK ist eine gute Balance zwischen Anforderungen an Transparenz und praktikablem Aufwand gelungen. Damit eignet er sich insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen, die mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung beginnen möchten.

Die IB.SH hat in 2015 erstmalig eine DNK-Erklärung erstellt. Dabei wurde deutlich, dass sich Nachhaltigkeit in nahezu allen Bereichen der Bank wiederfindet und nicht nur die ökologische Komponente beinhaltet. Auf Basis der Erklärung können Optimierungspotentiale ausgelotet werden. Das Thema Nachhaltigkeit in der IB.SH hat noch mehr an Relevanz gewonnen. Der Vorstand hat entschieden, ein Nachhaltigkeitsmanagement aufzubauen und eine Nachhaltigkeitsmanagerin zu berufen. Seit Juni 2018 koordiniert die Nachhaltigkeitsmanagerin der IB.SH Ziele und Maßnahmen, die unter Einbindung aller relevanten Fachbereiche zur Verbesserung der Nachhaltigkeit auf den Weg gebracht werden. Die strukturiert aufgebaute DNK-Erklärung bietet dafür eine gute Grundlage und ermöglicht eine transparente und vergleichbare Kommunikation der IB.SH-Nachhaltigkeitsaktivitäten.

Von Anfang an sehr gut. Die Stadt Geestland hat mit ihren Führungskräften während einer zweitägigen Klausurtag den Bericht für das Jahr 2016 erstellt. Zudem ist die Unterstützung und das Feedback vom Team Nachhaltigkeitskodex hervorragend.

Die Zusammenarbeit mit dem DNK-Büro waren durchweg positiv. Verständnisfragen zu den vier Bereichen Strategie, Prozessmanagement, Umwelt, und Gesellschaft und den damit zusammenhängenden Kriterien konnten in Gesprächen konstruktiv und schnell aufgelöst werden. Die Hinweise im Rahmen des Kontrollprozesses waren verständlich und eine geeignete Leitschnur, um Transparenz über die eigene Nachhaltigkeits-Performance zu generieren und offene Punkte zu klären.

Nachhaltigkeit ist ein Prozess. Die Qualität steigert sich durch Analyse der Prozesse, zunehmende Erfahrung und Lernen von Best-Practice Beispielen. Das gilt sowohl für das Nachhaltigkeitsmanagement, als auch für die Berichterstattung. Bevor Sie mit der Bearbeitung der DNK-Entsprechenserklärung im Unternehmen anfangen, verschaffen Sie sich einen Überblick. Nutzen sie dazu am besten die für Sie passende branchenspezifische Ergänzung des DNK (z. B. die Orientierungshilfe für Wohnungsunternehmen). Falls für Ihre Branche noch keine vorliegt, nutzen Sie die Ausführungen branchenähnlicher Unternehmen in der DNK-Datenbank. So erhalten Sie ein Gefühl für die Berichterstattung und sehen wie andere Unternehmen mit den Anforderungen umgehen. Evtl. stoßen Sie sogar auf gute Ideen, die Sie für Ihr Nachhaltigkeitsmanagement nutzen können.

Als Nachhaltigkeitsberatung empfehle ich Unternehmen und Organisationen, egal wie klein oder groß es ist, mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu beginnen. Gerade der DNK bietet Anfängern einen strukturierten Rahmen für die Einführung von Nachhaltigkeit im Unternehmen und zeigt die wichtigsten Aspekte auf. Durch den Blick nach innen, lernen Unternehmen nicht nur ihre eigenen Schwachstellen, sondern erkennen auch ihre Stärken, die sie als zukunftsfähiges Unternehmen benötigen.

Es ist wichtig, sich im Klaren darüber zu sein, dass die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Sehen und verstehen Sie aber die Chancen, die aus einer glaubwürdigen Berichterstattung hervorgehen, rechtfertigt sich dieser Aufwand. Binden Sie die betreffenden Fachbereiche und insbesondere die Geschäftsleitung frühzeitig mit ein und nutzen Sie gemeinsam die Chancen für Verbesserungen und Einsparungen, die mit einem strukturierten Nachhaltigkeitsmanagement verbunden sind.

Man sollte sich frühzeitig mit der Erstellung des Berichts beschäftigen, da insbesondere die erstmalige Erhebung von Umweltkennzahlen bzw. allgemein die Recherche diverser Daten doch einige Zeit in Anspruch nimmt. Zudem muss den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum Teil erst die Wichtigkeit von Nachhaltigkeit bewusst werden.

Die Blechwarenfabrik Limburg GmbH kann Unternehmen die gerade erst mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung beginnen, aus eigener Erfahrung auf den Weg geben, den Fokus auf eine ehrliche und damit authentische Berichtserstattung zu legen. Der Nachhaltigkeitsbericht der Blechwarenfabrik Limburg wird von den eigenen Mitarbeitern im Haus erstellt und nicht extern an eine Agentur vergeben. Des Weiteren richtet sich der Bericht sehr stark nach innen an uns selbst und soll auch uns selbst als ein Leitfaden für die kommenden Jahre dienen.

Die igefa war seit Veröffentlichung des DNK das 10. Unternehmen überhaupt, das eine Entsprechenserklärung abgegeben hat. Wir wollten den DNK als Leitfaden für die Implementierung von Nachhaltigkeitsmanagement in unserer Organisation nutzen. Nach inzwischen sieben Jahren Nachhaltigkeitsberichterstattung dient die Veröffentlichung der Erklärung nicht nur zuverlässig als jährliches Selbstüberprüfungsinstrument, sondern oftmals auch als Nachweisdokument bei entsprechenden Kundenanfragen und Ausschreibungen.

Vor allen Dingen ist es wichtig, beteiligte Kolleginnen und Kollegen frühzeitig einzubinden. Im Rahmen einer internen Auftaktveranstaltung werden alle über Aufgaben, und Neuigkeiten informiert. Zur Unterstützung bei der Bearbeitung stehen ihnen jederzeit zwei Kollegen als zentrale Ansprechpartner zur Verfügung. Gleichzeitig wird das Thema regelmäßig über eine interne Mitarbeiterplattform kommuniziert. Hilfreich ist auch, dass der Bericht bei dem Vorstand hohe Priorität genießt. Mittlerweile hat sich auch eine gewisse Routine zur Berichterstattung im Kollegium eingestellt.

Viele Stakeholder schätzen den DNK als transparentes und glaubwürdiges Instrument. Darüber hinaus genießt der Kodex einen hohen Bekanntheitsgrad in Deutschland und wird durch den renommierten Rat für Nachhaltige Entwicklung verantwortet. All das sind Faktoren, die Kollegen im Unternehmen vom DNK überzeugt haben. Zudem wollen wir eine klare Message entsenden: Wir versprechen unseren Gästen und allen anderen Stakeholdern, dass wir die Prinzipien der Nachhaltigkeit bei allen Entscheidungen im Unternehmen beachten. Durch wesentliche Indikatoren machen wir unseren Fortschritt sichtbar und für andere nachvollziehbar. Und das Wichtigste: Die Nachhaltigkeitsleistung kann direkt mit der von anderen Unternehmen verglichen werden.

Wir haben uns frühzeitig intensiv mit den unterschiedlichen Berichtsformen zur Nachhaltigkeit befasst. Der DNK stellte sich dabei für uns als das passende Rahmenwerk heraus. Die 20 Kriterien und die zusätzlichen Leistungsindikatoren waren optimal um den nächsten Schritt hin zu einer nachhaltigeren Bank zu gehen.

Nachhaltigkeit ist oft komplex und fast immer ein Schnittstellenthema im Unternehmen. Eine große Herausforderung ist es, Kompliziertes so zu gestalten, dass es von Kolleginnen und Kollegen verstanden und genutzt wird und im besten Fall die Arbeit erleichtert. Bei den ersten Nachhaltigkeitsberichten der HOWOGE hatten wir zum Beispiel den Fachbereichen Ausschnitte aus den GRI-Guidelines geschickt, um bei der Beantwortung Hilfestellung zu geben. Im Ergebnis war festzustellen, dass die Bearbeitung zeitaufwendig war und zu vielen Nachfragen geführt hat. Als Konsequenz daraus haben wir folgend für jeden Indikator ein vorgefertigtes Excel-Datenblatt mit Hintergrundinformationen entworfen (Beschreibung aus der Branchenergänzung, Berechnungsweg, Erläuterung zur Datengrundlage etc.) in welches die Fachbereiche die Daten auch gleich eintragen können. Dies führte zu einem einfacheren und effizienteren Prozess und trug somit zur Entlastung der Fachbereiche und einer konsistenteren Datenlage bei.

Es gilt anhand einer systematischen Analyse aller Prozesse diese auf Berührungspunkte zum Thema „Nachhaltigkeit“ zu untersuchen. Dabei ist es eine besondere Herausforderungen für Kreditinstitute Schnittstellen zur Nachhaltigkeit zu identifizieren, da gängige Nachhaltigkeitsthemen aus der Industrie sich nicht 1:1 in Bankprozessen wiederfinden.

Eine große Herausforderung ist sicherlich der Aufbau eines Kennzahlensystems, mit dem nachhaltigkeitsrelevante Kriterien an verschiedenen Stellen im Unternehmen konsequent erfasst und gemessen werden können.

Die Integration von Nachhaltigkeit in Unternehmensprozesse benötigt vor allem Zeit. Nachhaltigkeit ist ein breit gefasster Begriff – jedes Unternehmen hat die Aufgabe, eigene negative Einflüsse auf Umwelt und Gesellschaft zu identifizieren und zu reduzieren bzw. zu vermeiden. Dies setzt voraus, dass die wesentlichen Prozesse bekannt sind. Letztendlich handelt es sich hierbei um eine Aufgabe, die nie abgeschlossen, sondern kontinuierlich weiterentwickelt werden muss.

Wichtig ist die interne Kommunikation von Kriterien zum Thema Nachhaltigkeit sowie die klare Aussage, dass Nachhaltigkeit ein Prozess ist, an dem jeder Einzelne mitwirken kann. Im Unternehmen müssen themenorientierte Veranstaltungsreihen, Weiterbildungsangebote, Diskussionsforen, Mitarbeiteraktionen durchgeführt werden sowie Vorbildverhalten gelebt werden. Partizipative Aktivitäten müssen mit einer messbaren Änderung und Weiterentwicklung verbunden werden. Dies motiviert die weitere Unterstützung durch jeden Einzelnen. Außerdem sollte der Prozess einer nachhaltigen Entwicklung durch die Leitung des Unternehmens oder der Organisation in einer Art Mission oder Leitlinie verdeutlicht werden.

Die Mitarbeiter als tragende Säule des Unternehmens gilt es mit ins Boot zu holen und insbesondere durch die Führungskräfte und die Nachhaltigkeitsbeauftragte zu sensibilisieren. Dies geschieht auf operativer Ebene durch verschiedene Schulungen im Bereich Nachhaltigkeit (Umwelt, Klimaschutz, Qualität), fachliche Mitarbeiternachmittage zu Themen wie Biolandbau und Biolebensmitteln, Ausschuss-Sitzungen (beispielsweise Umweltausschuss), an der wichtige Beauftragte des Unternehmens teilnehmen und weitere Veranstaltungen wie beispielsweise die Betriebsversammlung Anfang des Jahres, auf der die prozessbezogenen Umweltziele vorgestellt werden. Bei den jährlichen Umwelt- und Qualitätsaudits sowie Prozessaudits wird neben dem Aufdecken von Verbesserungspotentialen auch versucht, die Mitarbeiter zu sensibilisieren und nachhaltige Themen anzustoßen. Diese Impulse können zu einer höheren Akzeptanz in den Prozessen führen. Außerdem haben wir bereits seit Jahren ein Verbesserungsvorschlagswesen institutionalisiert, bei dem Mitarbeiter Ideen in den Bereichen Umwelt, Gesundheit, Arbeitssicherheit und Qualität einbringen können, die dann fallweise durch eine Prämierung honoriert werden. Zusätzlich informieren wir durch die Mitarbeiterinformation monatlich.

Inzwischen hilft der externe Einfluss (politisch Thema Nr. 1, Fridays for Future) und des Weiteren das Bewusstsein, dass Nachhaltigkeit auch Kosten sparen kann.

Wir beobachten ein wachsendes Interesse an Nachhaltigkeitsthemen bei Mitarbeitern und Bewerbern. Es gibt diverse Standortinitiativen, in denen sich Mitarbeiter sozial engagieren oder für Umweltbelange einsetzen. Das hängt sicher auch mit unserer offenen, auf Wertschätzung basierenden Unternehmenskultur zusammen. Darüber hinaus stellen wir unseren Mitarbeitern umfangreiche Informationen beispielsweise zum Thema Ressourceneffizienz zur Verfügung und schulen sie dementsprechend. Intern und extern legen wir darüber hinaus Wert darauf, unsere Nachhaltigkeitsaktivitäten ansprechend und zielgruppengerecht zu kommunizieren. So bieten wir zum Beispiel wöchentliche Nachhaltigkeits-News in unserem Sustainability-Blog an, führen regelmäßige Interviews mit bekannten CSR-Stakeholdern (zuletzt zum Beispiel mit John Elkington) und erstellen jedes Jahr einen kompakten Nachhaltigkeitsbericht, der auf 24 Seiten – ähnlich eines Magazins – vor allem auf eine gute Lesbarkeit und interessante Inhalte ausgerichtet ist.

Aus unserer Sicht insbesondere der Transport in den sozialen Medien. Hier binden wir unsere Social-Media-Kommunikationsplattform www.ksk-es-erleben.de ein.

Als besonders wichtig sehen wir die interne Kommunikation an, um die MitarbeiterInnen zu informieren und zu beteiligen. Wir haben darüber hinaus ein umfangreiches Kommunikationskonzept für die einzelnen Stakeholder-Gruppen aufgelegt. Über Social Media und direkte Ansprache erreichen wir sukzessive auch unsere Kunden, Lieferanten, potenzielle Bewerber, Studierende, die Medien und die breite Öffentlichkeit.

Nach Außen lohnt sich für uns insbesondere die Kommunikation zur DNK-Erklärung über unser Nachhaltigkeitsportal (https://nachhaltigkeit.ib-sh.de). Während der Bearbeitungsphase der DNK-Erklärung hat sich innerhalb der IB.SH der persönliche Austausch bewährt.

Schön ist es, wenn die DNK-Erklärung noch einmal leserfreundlich in einem Nachhaltigkeitsbericht aufbereitet werden kann.