Praxiserfahrungen mit dem DNK

Der Stadtwerke Lübeck Holding Konzern ist bereits seit mehreren Jahren EMAS-zertifiziert. Insofern war für uns die Erstellung der Entsprechenserklärung eine natürliche Verlängerung bzw. Ergänzung und wir konnten auf eine Vielzahl vorhandener Daten zurückgreifen. Gleichwohl ist die Sichtweise auf eine Reihe von Themenstellungen natürlich eine umfassendere. Besonders hilfreich war hierbei die umfassende Bereitstellung von Materialien seitens des DNK.

Die Zusammenarbeit mit dem DNK-Büro waren durchweg positiv. Verständnisfragen zu den vier Bereichen Strategie, Prozessmanagement, Umwelt, und Gesellschaft und den damit zusammenhängenden Kriterien konnten in Gesprächen konstruktiv und schnell aufgelöst werden. Die Hinweise im Rahmen des Kontrollprozesses waren verständlich und eine geeignete Leitschnur, um Transparenz über die eigene Nachhaltigkeits-Performance zu generieren und offene Punkte zu klären.

Die Einführung des DNK am Flughafen München war relativ unkompliziert, da eine langjährige Nachhaltigkeitsberichterstattung nach GRI Guidelines vorhanden war und entsprechende Daten bereits zur Verfügung standen. In den Übersetzung- und Bearbeitungsprozess zum DNK integrieren wir immer wieder Praktikanten, die dadurch in kürzester Zeit ein tiefes Wissen über den Flughafen München erhalten, sowie über die Aufgabe eines Nachhaltigkeitsmanagements in Unternehmen. Viele dieser Praktikanten gehen mit diesem fundiertem Wissen und einem holistischen Blick in ihr Berufsleben und können so einen sinnvollen Beitrag fürs eigene und andere Unternehmen leisten. Im Jahr 2015 haben wir als DNK- Mentor unsere Erfahrungen zur Nachhaltigkeitsberichtserstattung, der DNK Einführung und Anwendung gemeinsam mit dem Unternehmen AfB gemeinnützige GmbH bei uns am Flughafen diskutiert.

Der DNK hat sich für uns als mittelständisches Unternehmen, das zum ersten Mal einen eigenen Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht, sehr bewährt: Besonders wichtig war uns ein anerkanntes Rahmenwerk, das uns Orientierung gibt und sich aufs wirklich Wesentliche beschränkt. Diese Erwartungen hast der DNK voll erfüllt. Die vielen Materialien auf der DNK-Website und die kompetente Unterstützung durch das DNK-Team waren ebenfalls sehr hilfreich. Als zentraler Meilenstein war unser erster ORTLIEB Nachhaltigkeitsbericht nach der Status Quo-Diagnose und der Strategie-Entwicklung für die Strukturierung des ganzen Prozesses und auch für die Motivation aller Beteiligten von großer Bedeutung.

Erst mal zu schauen, ob die eigene Strategie klar kommuniziert ist, und wie die notwendigen Daten am einfachsten erhoben und aggregiert werden können. Da brauchen manche Unterstützung.

Bei der Einführung einer Nachhaltigkeitsstrategie und der damit verbundenen Berichterstattung sollten Sie alle Mitarbeiter einbinden. Gemeinsam mit einem kompetenten Dienstleister haben wir die Struktur zur Dokumentation des Istzustandes in allen relevanten Bereichen der Nachhaltigkeit entwickelt. Dies ist die ideale Grundlage, um Ziele zu definieren und darüber zu berichten. Sie sollten immer wieder neue Meilensteine definieren, die erreichbar sind und motivieren, wenn Sie sie erreicht haben. Durch die Kontrolle wesentlicher Kennzahlen wird Nachhaltigkeit im Unternehmen auch messbar.

Ziehen Sie Beispiele anderer Unternehmen zu Rate und überlegen Sie, welche Kriterien in Ihrem Unternehmen wichtig sind, welche Strategie, Prozesse und Maßnahmen Sie bereits bewusst oder unbewusst installiert haben. Führen Sie eine Wesentlichkeitsanalyse durch und machen Sie sich Gedanken über Stakeholder. Daran lässt sich gut ableiten wo Sie heute stehen und wo sie in der Zukunft hin wollen zum Thema Nachhaltigkeit. Bauen Sie ein internes Management dazu auf und integrieren Sie die Thematik Nachhaltigkeit in alle wesentlichen Prozesse.

Wichtig ist es frühzeitig interne Strukturen zu schaffen, die eine systematisierte Beschäftigung mit dem Thema Nachhaltigkeit ermöglichen. Dies ist die Grundlage für eine erfolgreiche Nachhaltigkeitskommunikation.

„Nachhaltigkeit“ ist keine „One-(Wo)Man-Show“. Der Themenkomplex umfasst bekanntermaßen zahlreiche verschiedene inhaltliche Aspekte – von Produktion über Personalthemen bis hin zu rechtlichen Fragestellungen. In diesem Sinne ist es von großer Bedeutung, möglichst frühzeitig alle relevanten Fachbereiche an einen Tisch zu bringen und sich auf ein gemeinsames Vorgehen zu verständigen. Dies betrifft sowohl administrative Aspekte (Projektmanagement) als auch formale und inhaltliche Aspekte in Bezug auf die Zulieferungen aus den Fachabteilungen. Ein kontinuierlicher, interdisziplinärer Austausch im Laufe der Berichtserstellung wird daher dringend empfohlen.

Der DNK bietet eine gute Orientierungshilfe für ein systematisches Nachhaltigkeitsmanagement, wobei auch die Möglichkeit zur Darstellung der Unternehmensverantwortung gegeben ist. Wir erachten die Selbstauskunft als gelungenen Einstieg in die Nachhaltigkeitskommunikation und betrachten den DNK als gutes Instrument zur Erstellung einer standardisierten Entsprechenserklärung.

Von der DNK-Entsprechenserklärung verspricht sich die Sparkasse eine bei Kunden und Öffentlichkeit breitere Akzeptanz als von einem „nur“ vom eigenen Verband entwickelten Berichtsraster. Daneben haben wir uns auch von der (nicht enttäuschten) Erwartung leiten lassen, durch die formale Vollständigkeitsprüfung des RNE relativ sicher sein zu können, die gesetzlichen Anforderungen an die nichtfinanzielle Erklärung gemäß HGB zu erfüllen.

Bisher haben wir nach GRI berichtet. Hier waren die Kriterien für uns als regional agierendes Unternehmen teilweise unpassend und für die internen Anwender zu aufwändig. Da der DNK ein ebenso anerkannter Berichtsstandard ist und die Auswahl der Kriterien und Leistungsindikatoren für uns sowohl gut nachvollziehbar als auch gut zu handhaben schien, war der Schritt zum DNK für uns ein folgerichtiger.

Der DNK ist in Umfang und Anwenderfreundlichkeit besser für einen größeren Mittelständler geeignet, als der GRI-Standard.

Im ersten Schritt gelingt es i.d.R. gut Nachhaltigkeit in der primären Sicht zu integrieren. Schwieriger wird es, wo Prozesse mittelbar auch auf Nachhaltigkeit einwirken, z.B. bei Reisekosten oder bei der Beeinflussung von Wirkungsketten. Wichtig ist auch die IT-Unterstützung der Nachhaltigkeit. Viele Unternehmensprozesse sind IT-gestützt. Eine adäquate Berücksichtigung der Nachhaltigkeit bedarf auch einer erweiterten IT-Unterstützung.

Eine der größten Herausforderungen ist es, dass Nachhaltigkeit von allen Stakeholdern akzeptiert und gelebt wird. Nachhaltigkeit ist bei Rinn nicht nur Chefsache - alle Mitarbeiter sind inzwischen integriert und steuern mit Ihren Ideen und Beiträge zum nachhaltigen Wirtschaften bei. Andere Stakeholder, wie Kunden und Lieferanten, versuchen wir durch unser Handeln zu überzeugen und einzubinden.

Menschen scheuen Veränderungen. Sie müssen mitgenommen werden. Versuchen Sie nicht, den verantwortlichen Fachbereichen ihre Kompetenzen streitig zu machen. Verstehen Sie sich als Berater und Vermittler, wenn Sie z. B. Nachhaltigkeitsbeauftragte(r) sind. Unterstützen Sie die Menschen dabei, ihre Prozesse neu bzw. ganzheitlicher zu denken und selbst zu gestalten. Dann schaffen Sie echte Veränderung.

Die strukturierte Vorgehensweise des DNK verlangt klare Antworten zu vorgegebenen Kriterien und Leistungsindikatoren. Um diese geben zu können, braucht es kompetente Ansprechpartner in allen Bereichen des Unternehmens. So sollte ein interdisziplinäres Team aus der obersten Führungsebene mit Beteiligung der Vorstandsmitglieder gebildet werden um eine Bestandsaufnahme beispielsweise in Form eines Nachhaltigkeitschecks gemacht werden. Diese stellt eine fundierte Basis für die weiteren strategischen Ziele und Prozessschritte dar. Nur wenn eine authentische Bereitschaft zur Implementierung von Nachhaltigkeit vorhanden ist, kann glaubwürdig Nachhaltigkeit in der Unternehmenspolitik verankert werden. Eine eindeutige klare Positionierung der Unternehmensleitung ist die Grundvoraussetzung für die Integration in die Unternehmensprozesse.

Beteiligen Sie die Menschen an der Entwicklung von Nachhaltigkeitsthemen. Helfen Sie kleine Schritte zu gehen, bevor zum großen Sprung angesetzt werden kann. Strategische Ziele könnten durch die Geschäftsführung und mit den fachlich-versierten Mitarbeitern festgelegt werden und die Umsetzung vollständig in die Hände der Fachbereiche gelegt werden. Diese Beteiligung schafft Zufriedenheit. Wir haben unseren kommunikativen Weg der Klimaneutralität (Sensemaking und Sensegiving) durch eine Dissertation unterstützen lassen, die es mittlerweile als Buch gibt. Es ist schön zu sehen, was man geleistet hat, aber auch die Dinge, die man beim nächsten Mal besser machen kann. So schaffen wir konsequente Weiterentwicklung.

Kommunikation ist das Zauberwort. Über die Unternehmenszeitung, dass Intranet, die Unter-nehmensleitlinien, die Mitarbeitergespräche und die persönliche Ansprache werden Fragen der Nachhaltigkeit thematisiert und diskutiert. Entscheidend ist, dass die vielfältigen Anregungen der Mitarbeiter sich in Maßnahmen widerspiegeln. Nur so wird der Anspruch an mehr betriebliche Nachhaltigkeit glaubwürdig.

Hier gibt es ganz verschiedene Vorgehensweisen. Eine sehr erfolgreiche Vorgehensweise war es als ich bei einem Pharmahersteller direkt bei der Unternehmenskultur ansetzen durfte. Es wurden alle MitarbeiterInnen in den Leitbild-Prozess eingebunden und gemeinsam ein motivierendes, sinnstiftendes Leitbild mit einer starken Vision und mitarbeiternahen Unternehmenswerten für das Unternehmen entwickelt. Das entstandene Leitbild denkt vollumfänglich und ganzheitlich das Thema Nachhaltigkeit mit und gestaltet die Unternehmenskultur, -prozesse und -entscheidungen nun maßgeblich. Eine weitere wichtige Grundvoraussetzung ist, dass die verschiedenen Themen in allen Unternehmensbereichen in das Daily Business integriert werden, so dass ganz automatisch alle MitarbeiterInnen mit dem Thema in Kontakt kommen und es während ihrer Arbeit "leben". Besonders wichtig ist, dass die Geschäftsführung das Thema Nachhaltigkeit glaubwürdig vorantreibt und notwendige Ressourcen bereitstellt.

Wir haben unseren Mitarbeitern die Herausforderungen unserer Zeit, unseren eigenen „Fußabdruck“ bei diesen Herausforderungen, unsere Ziele, Strategien und Maßnahmen erklärt. Wenn man das verständlich und in der Sprache der Mitarbeiter macht, läuft der Rest fast von selbst. Denn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Familie, möchten selbst eine sichere Zukunft in einer gesunden Umwelt und Gesellschaft haben. Deshalb hat diese Einbeziehung der Mitarbeiter ein ungeheures Engagement für Nachhaltigkeit ausgelöst.

Die Stakeholder wissen oft nicht, was das Unternehmen bereits alles zum Thema Nachhaltigkeit tut und leistet. Deshalb ist es wichtig, Themen aktiv unter der Überschrift Nachhaltigkeit auch zu kommunizieren. Nachhaltigkeit kann in alle bereits vorhandenen Kommunikations-Kanälen integriert werden. Die Information muss aber konsistent und ehrlich sein. Konkret über die installierten Themen reden und transparent machen, welche Rolle das Unternehmen bei nachhaltigen Aspekten spielt.

Einerseits lohnt sich die klassische Pressemitteilung, diese ist informativ und dient als Informationsquelle für Presse und Mitbewerber und wird für alle zugänglich auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht. Wichtig sind aber auch Soziale Netzwerke, dazu gehören zum Beispiel LinkedIn, Facebook und Instagram. Die Kommunikation kann etwas informeller gestaltet werden und lädt dadurch zum Austausch ein.

Die sozialen Medien, vor allem Internetseite, Facebook oder Instagram. Aber auch in klassischen Publikationen, wie Newslettern und Magazinen ist es nach wie vor gut einsetzbar, wenn man ein gutes Storytelling entwickeln kann.

Im Bundesanzeiger wird die Entsprechenserklärung veröffentlicht. Zuvor wurde der Verwaltungsrat involviert. Die Kommunikation über Präsentationen in Gremien und bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist besonders effektiv, da diese als Multiplikatoren in die Gesellschaft und gegenüber Kunden fungieren. Die Berichte über einzelne Nachhaltigkeitsprojekte können in Sozialen Medien Bewusstsein schaffen und zum Mitmachen oder Nachmachen animieren. In der Kunden-Kommunikation sollten Broschüren des Nachhaltigkeitsberichts zum Einsatz kommen. Für den Wertpapierkauf stellt der Einsatz einer sogenannten „Blacklist“ als Beurteilung mit Ausschlusskriterien mit dem Hinweis auf die DNK Entsprechenserklärung mit bei Kriterium Wertschöpfungskette und Regeln und Prozesse eine ideale Ergänzung dar.