Praxiserfahrungen mit dem DNK

Die IB.SH hat in 2015 erstmalig eine DNK-Erklärung erstellt. Dabei wurde deutlich, dass sich Nachhaltigkeit in nahezu allen Bereichen der Bank wiederfindet und nicht nur die ökologische Komponente beinhaltet. Auf Basis der Erklärung können Optimierungspotentiale ausgelotet werden. Das Thema Nachhaltigkeit in der IB.SH hat noch mehr an Relevanz gewonnen. Der Vorstand hat entschieden, ein Nachhaltigkeitsmanagement aufzubauen und eine Nachhaltigkeitsmanagerin zu berufen. Seit Juni 2018 koordiniert die Nachhaltigkeitsmanagerin der IB.SH Ziele und Maßnahmen, die unter Einbindung aller relevanten Fachbereiche zur Verbesserung der Nachhaltigkeit auf den Weg gebracht werden. Die strukturiert aufgebaute DNK-Erklärung bietet dafür eine gute Grundlage und ermöglicht eine transparente und vergleichbare Kommunikation der IB.SH-Nachhaltigkeitsaktivitäten.

Der erste Kontakt mit ESGs, Kriterien des DNK-Berichts und den Details zum Thema Nachhaltigkeit war sicher nicht einfach. Die Berichte von anderen Unternehmen und die Begleitung durch externe Partner mit entsprechender Expertise hat dabei aber sehr geholfen. Es macht auch auf jeden Fall Sinn durch einen neutralen Partner einen Check durchzuführen, um zu wissen wo man steht und welche Wege man gehen kann. Die Unterstützung durch das DNK-Büro habe ich als sehr sehr positiv wahrgenommen. Dort habe ich viel Unterstützung erhalten, die mir zu meiner ersten Erklärung und auch in den folgenden Jahren immer wieder geholfen hat. Lesen Sie deshalb die Anforderungen in den einzelnen Kriterien in der DNK-Datenbank sorgfältig durch und überprüfen Sie Ihre Aussagen, so dass die Anforderungen auch korrekt beantwortet werden können. Man muss nicht alles sofort umgesetzt haben. Dann aber ist zu erläutern wie der Plan künftig aussieht und warum man da steht wo man heute ist.

Der DNK als Berichtsstandard stellt eine hervorragende Hilfe bei der Erfüllung der Berichtspflicht für Unternehmen dar. Die Vorgaben des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetzes können damit formal gut erfasst und erfüllt werden. Ein komfortables Content-Managementsystem ermöglicht es dem Anwender die Inhalte übersichtlich gegliedert einzufügen und den Bericht als Download jederzeit zur Hand zu haben. Die Mitarbeiter des DNK-Büros standen hilfreich und informierend jederzeit für Rücksprachen zur Verfügung. Feedback wurde schnell gegeben und konnte vor allem den zeitlichen Aufwand überschaubar gestalten. Termine wurden eingehalten und die Prüfungsvorgänge liefen wie geplant kooperativ ab.

Bei der Formulierung der ersten DNK Entsprechenserklärung haben wir uns externer Hilfe bedient. Die vielen Fragen der Entsprechenserklärung sind nicht nur sehr umfangreich, vielmehr ist es eine besondere Herausforderung, sich auf die Perspektive und Sprachwelt des DNK einzulassen. Für das Jahr 2019 haben wir nun eigenständig die DNK Entsprechenserklärung formuliert. Das Feedback des DNK Teams war hier eine sehr gute und kooperative Unterstützung.

Nutzen Sie den Leitfaden und Verschaffen Sie sich anhand der Kriterien und Leistungsindikatoren zunächst einen Überblick wo Sie gerade stehen. Und dann legen Sie los. Sehen Sie die Lücken die Sie erkennen als Chance, sich als Unternehmen weiterzuentwickeln. Betrachten Sie die bereits veröffentlichten Entsprechenserklärungen anderer Unternehmen als einen riesigen Ideenpool und schauen Sie, wie andere mit den Themen umgehen.

Wichtig ist es, dass von Beginn an Ziele definiert werden., d.h. es sollten sämtliche Prozesse auf messbare Parameter abgeprüft werden, ein Ist-Stand evaluiert werden, um in einem zeitlich festgelegten Veränderungprozess die Ergebnisse ermitteln und dokumentieren zu können. Daraus resultieren anschließend die Rückschlüsse und weitere Maßnahmen zur Optimierung im Sinne der Nachhaltigkeit.

Fangen Sie an! Sprechen Sie mit CSR-Verantwortlichen die die Reise bereits begonnen haben und nutzen Sie das bereits vorhandene Wissen. Wir haben in zahlreichen Gesprächen immer wieder festgestellt, dass die Herausforderungen sehr ähnlich sind. Darüber hinaus: Auszubildende sowie Praktikanten in den Prozess einzubinden ist sehr vorteilhaft, da die jungen Kollegen viele Daten schneller und unvoreingenommen bekommen können.

Es ist wichtig, sich im Klaren darüber zu sein, dass die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Sehen und verstehen Sie aber die Chancen, die aus einer glaubwürdigen Berichterstattung hervorgehen, rechtfertigt sich dieser Aufwand. Binden Sie die betreffenden Fachbereiche und insbesondere die Geschäftsleitung frühzeitig mit ein und nutzen Sie gemeinsam die Chancen für Verbesserungen und Einsparungen, die mit einem strukturierten Nachhaltigkeitsmanagement verbunden sind.

Schaffen Sie zunächst interne organisatorische Strukturen, um das Thema Nachhaltigkeit ganzheitlich anzugehen. Dazu gehören Verantwortlichkeiten für das Thema und ein Team, das sich aus Mitarbeitenden unterschiedlicher Fachbereiche zusammensetzt. Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis darüber, was Sie unter Nachhaltigkeit verstehen. Daraufhin können Sie mit diesem Team eine Bestandsaufnahme machen und erfassen, was in Ihrem Unternehmen bereits in Sachen Nachhaltigkeit passiert. Dies schafft die besten Voraussetzungen, um eine Entsprechenserklärung zum DNK zu schreiben.

Wir sind gesetzlich verpflichtet eine Erklärung abzugeben. Aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben auch durchaus schon eine Sensibilität für Nachhaltigkeit entwickelt, wodurch die Einbindung nicht schwierig war. Es bedarf lediglich einer Erläuterung zum Umfang der Erklärung und wie jeder persönlich davon betroffen ist.

Es gibt für uns viele Argumente, eine DNK Erklärung abzugeben. Das überzeugendste Argument ist aber, dass die DNK Erklärung es uns ermöglicht unsere Nachhaltigkeitsbemühungen sichtbar und vergleichbar zu machen. Das Mandat der Bundesregierung für den Rat für nachhaltige Entwicklung stellt zudem die Glaubwürdigkeit unserer DNK Erklärung sicher.

Der DNK wird seit Jahren vom Rat für Nachhaltige Entwicklung von Deutschen Unternehmen gefordert. Gerade weil wir die Nachhaltigkeitsfahne hoch halten sehen wir uns als deutsches Unternehmen in öffentlicher Hand in der Pflicht die DNK- Entsprechenserklärung anzuwenden.

Uns sind im Zuge eines Workshops bei der Industrie- und Handelskammer die Vor- und Nachteile der Berichtsrahmenwerke nach DNK und nach GRI aufgezeigt worden. Insbesondere die Entwicklung des DNK zum europaweiten Standard und die Empfehlung, dass der DNK für die Erstberichterstattung am besten zu handhaben sei, haben uns überzeugt. Im Anschluss an den Workshop bestätigte unsere interne Analyse das Votum für den DNK. Wir haben uns dann auch mit der DNK-Entsprechenserklärung von Anfang an wohl gefühlt.

Die Integration des Nachhaltigkeitsgedankens in alle relevanten Geschäftsfelder ohne die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen.

Die größte Herausforderung ist die Bereitschaft, bisherige Handlungs- und Produktionsweisen aufzugeben. Denn was nach der Nachhaltigkeitsanalyse kommt, muss erst erarbeitet werden. Daher ist die Bereitschaft, das Alte zu überprüfen ohne das Neue schon klar zu erkennen, die größte Herausforderung.

Die größte Herausforderung besteht sicherlich – ähnlich wie bei anderen freiwilligen Zertifizierungen – darin, diese Prozesse, die Haltung zu Nachhaltigkeit und die Integration sich daraus ergebender Prozessschritte oder Betrachtungsweisen in die bereits bestehenden Abläufe zu integrieren. Vielfach gibt es in Unternehmen bereits umfassende Prozesslandschaften. Jeder Eingriff oder jede zusätzliche Anforderung wird hier schnell als störend oder gar belastend empfunden, wenn sich der Sinn und Nutzen dieser – in der Regel – zusätzlichen Betrachtung oder sich daraus ergebender Maßnahmen bzw. Nachweisen nicht erschließt. Hierbei hilft eine rechtzeitige Kommunikation und ggf. auch das Aufsetzen auf vorhandene (Unternehmens-)Leitlinien. Die DNK-Erklärung ist dann eine Konkretisierung und hat eine größere Akzeptanz innerhalb der Fachabteilungen.

Bevor mit der Integration von Nachhaltigkeit in ein Unternehmen begonnen werden kann, ist zuallererst eine übergreifende Analyse des Ist-Zustands notwendig. Denn nur so kann eine systematische und kontinuierliche Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung erzielt werden. Die oft schwierige Datenermittlung und das selbstkritische Hinterfragen der eigenen Unternehmensorganisation und –prozesse sind dabei oft mühsam. Jahrelang praktizierte Strukturen müssen aufgebrochen werden. Die Bedürfnisse und Meinungen aller Beteiligten müssen zusammengeführt werden und zu einem allgemeinen Konsens führen. Und das i.d.R. integriert in den normalen Berufsalltag. Darüber hinaus erfordert Nachhaltigkeitsmanagement ein hohes Maß an Selbstengagement. Nur so wird Nachhaltigkeit lebendig. Die Initiierung von Aktionen sowie die Ideenfindung ruhen jedoch meist nur in den Händen einiger weniger. Diese Herausforderungen gilt es zu meistern.

Durch Partizipation in den Entscheidungsprozessen und in der Bestimmung der Umsetzungsgeschwindigkeit.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser wichtiges Kapital, von daher werden sie auch von Anfang an in alle Prozesse mit eingebunden. Sie werden informiert, was wir als Kommune warum machen, und auf diese Weise befähigt, sich auch selbst mit
 Nachhaltigkeit auseinander zu setzen. Sie sind es letztlich, die Nachhaltigkeitsthemen in der Kommune implementieren und sie sind praktisch unsere Sprachrohre nach draußen: Freunde, Bekannte, Verwandte. Gerade weil es um die Akzeptanz der Nachhaltigkeit in der Öffentlichkeit geht, müssen unsere Mitarbeiter auch antworten können. Außerdem haben wir hier ein unschlagbares WIR-Gefühl. Unsere Leute engagieren sich, geben Ideen frei, stehen für andere ein und vieles mehr.

Wir haben unseren Mitarbeitern die Herausforderungen unserer Zeit, unseren eigenen „Fußabdruck“ bei diesen Herausforderungen, unsere Ziele, Strategien und Maßnahmen erklärt. Wenn man das verständlich und in der Sprache der Mitarbeiter macht, läuft der Rest fast von selbst. Denn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Familie, möchten selbst eine sichere Zukunft in einer gesunden Umwelt und Gesellschaft haben. Deshalb hat diese Einbeziehung der Mitarbeiter ein ungeheures Engagement für Nachhaltigkeit ausgelöst.

Inzwischen hilft der externe Einfluss (politisch Thema Nr. 1, Fridays for Future) und des Weiteren das Bewusstsein, dass Nachhaltigkeit auch Kosten sparen kann.

Das DNK Anwender Signet und den Link zu unserer Erklärung haben wir sowohl auf unserer Homepage als auch auf unserem Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht und intern im Intranet sowie in der Mitarbeiterzeitschrift kommuniziert. Um mehr Stakeholder zu erreichen, haben wir die Information in den Newslettern Ecoworld und forum Nachhaltig Wirtschaften veröffentlicht.

Wir setzen auf interne und externe Kommunikation, da wir sowohl unsere Mitarbeiter, als auch Kunden und weitere Stakeholder erreichen möchten. Die DNK-Erklärung bereiten wir als Bericht auf und nutzen unterschiedliche Medien, um ihn zu verbreiten - welche genau, wird jährlich neu entschieden. Während wir über unsere Social Media-Kanäle vor allem unsere jüngere Zielgruppe abholen, erreichen wir mit einer Pressemitteilung oder einem Beitrag in unserem Kundennewsletter auch ältere Kundinnen und Kunden.

Schön ist es, wenn die DNK-Erklärung noch einmal leserfreundlich in einem Nachhaltigkeitsbericht aufbereitet werden kann.

Im Bundesanzeiger wird die Entsprechenserklärung veröffentlicht. Zuvor wurde der Verwaltungsrat involviert. Die Kommunikation über Präsentationen in Gremien und bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist besonders effektiv, da diese als Multiplikatoren in die Gesellschaft und gegenüber Kunden fungieren. Die Berichte über einzelne Nachhaltigkeitsprojekte können in Sozialen Medien Bewusstsein schaffen und zum Mitmachen oder Nachmachen animieren. In der Kunden-Kommunikation sollten Broschüren des Nachhaltigkeitsberichts zum Einsatz kommen. Für den Wertpapierkauf stellt der Einsatz einer sogenannten „Blacklist“ als Beurteilung mit Ausschlusskriterien mit dem Hinweis auf die DNK Entsprechenserklärung mit bei Kriterium Wertschöpfungskette und Regeln und Prozesse eine ideale Ergänzung dar.