Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH)

Die IB.SH hat folgende Regeln und Prozesse zur Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie:
Die Geschäftsstrategie wird durch den Vorstand festgelegt, mit dem Verwaltungsrat erörtert und in der operativen Planung durch die Fachbereiche umgesetzt. Dabei tragen alle Bereiche mit spezifischen Maßnahmen zur Zielerreichung bei.
Ziele und Maßnahmen mit ökologischer oder sozialer Komponente stehen zusätzlich im Fokus des 2018 implementierten Nachhaltigkeitsmanagements.
Die Zielerreichung und der Umsetzungsstand aller strategischen Maßnahmen werden im Rahmen des Strategiecontrollings jährlich überprüft. Dazu werden die Ziele und Inhalte bestehender Strategien einem Soll-/Ist-Abgleich unterzogen, die Ursachen von vorhandenen Soll-/Ist-Abweichungen analysiert und erforderlichenfalls nachjustiert. Hierbei wird auch regelmäßig überprüft, ob die Ziele und Maßnahmen untereinander konsistent sind.
Neben den Zielen und Maßnahmen der Strategie werden die Regeln und Prozesse für das operative Geschäft der Bank in einer umfassenden schriftlich fixierten Ordnung niedergelegt. Diese wird auch vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele kontinuierlich überprüft und angepasst.

Relevante Unternehmensbereiche, in denen diese Steuerung stattfindet, sind:
Die Steuerung liegt vor allem im Bereich Unternehmensentwicklung. Aber auch andere Fachbereiche wie z.B. das Treasury oder der Bankbereich unterliegen Nachhaltigkeitszielen und diesbezüglichen Maßnahmen im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie.

Das zentrale Produktmanagement (vgl. Kriterium 10) überprüft das Produktportfolio der IB.SH anhand von Nachhaltigkeitskriterien. Ziel ist es, Produkte unter Berücksichtigung dieser Nachhaltigkeitskriterien weiter zu optimieren und Nachhaltigkeitsaspekte bei der Neuentwicklung von Produkten noch stärker zu berücksichtigen.
Auch bei den Entscheidungen zu Eigenanlagen werden Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt. Jeder Eigenanlage geht ein umfangreicher Prüfungsprozess voraus. Neben Bonitätsgesichtspunkten spielt auch die Nachhaltigkeit des Geschäftsmodells des Emittenten eine entscheidungsrelevante Rolle. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsprüfung des Geschäftsmodells wird untersucht, ob für den Emittenten oder die Emission Nachhaltigkeitsratings und/oder -zertifizierungen vorliegen.
Der Bereich Bankbetrieb, der für den Neubau der IB.SH verantwortlich ist, hat die Zielvorgabe, für den Neubau einen hohen Nachhaltigkeitsstandard (DGNB Gold) zu realisieren. Dieses Ziel ist eine relevante Grundlage der Entscheidungen zum Neubau und wird regelmäßig im Zuge der Baurealisierung überprüft.

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Gigaset AG

Die Nachhaltigkeitsstrategie von Gigaset wird durch ein integriertes Management System aufrecht erhalten. Dabei spielen die Standards ISO 9001 für Qualität und ISO 14001 für den Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Die Qualitätspolitik und Umweltpolitik von Gigaset beschreiben die wesentlichen Kernpunkte des Management Systems.

Die hierauf fußende Prozesslandschaft von Gigaset bildet die notwendigen Aktivitäten für Nachhaltigkeit der Bereiche Projektmanagement, Qualität, Umweltschutz, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Lieferkette und Sozialstandards ab.

In wesentlichen Bereichen sind diese Prozesse mit Verfahrensanweisungen und Handbüchern hinterlegt, die die Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen in den Prozessen detailliert beschreiben. Weitere Themen werden in Rundschreiben und Richtlinien zur Organisation festgelegt und im Intranet bekanntgemacht.

Hier sind auch die Business Conduct Guidelines von Gigaset hinterlegt, die verbindliche Regeln für verantwortungsvolles Handeln aller Mitarbeiter im Unternehmen sowie im Umgang mit Externen, insbesondere Kunden und Geschäftspartner, vorgeben.
 
Darüber hinaus ist darin der Prozess beschrieben, wie Fragen zu Compliance-Themen und Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße an das Gigaset Compliance Committee gerichtet werden können.

Ein zentrales Risikomanagementsystem dient dazu, dass Risiken rechtzeitig erkannt und durch geeignete Gegenmaßnahmen gesteuert werden können. Der interne Revisionsprozess unterstützt die Geschäftsleitung bei der Überwachung der Einhaltung von Organisations- und Aufsichtspflichten und internen Regelwerken.

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igefa Handelsgesellschaft mbH & Co. KG

Die Unternehmens- bzw. Nachhaltigkeitsstrategie wird in Form von messbaren Zielen, Maßnahmen und Projekten sowie durch Verhaltensregeln (z.B. igefa Verhaltenskodex) und Prozessanweisungen konkretisiert.
Durch das Integrierte Managementsystem, zertifiziert nach DIN ISO 9001 und 14001 (vgl. Kritierium 1 Strategische Analyse und Maßnahmen), ist sichergestellt, dass Prozesse und Verantwortlichkeiten dokumentiert, nachgehalten und bei Bedarf angepasst werden.
Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung wird erkanntes Verbesserungspotential beispielsweise aus Kundenrückmeldungen mit entscheidenden Auswirkungen auf die Umwelt, auf die Sicherheit oder auch Zufriedenheit von Mitarbeitern bzw. Kunden in die Nachhaltigkeitsstrategie und das Managementsystem integriert. 
Im Hinblick auf die jährlich stattfindenden Audits durch unabhängige Dritte unterliegt das System auch einer regelmäßigen externen Überwachung.
So wurde uns beispielsweise durch EcoVadis, eine internationale CSR-Rating-Plattform, in 2017 der Gold-Status verliehen.
Mit 71 von 100 möglichen Punkten zählt die igefa zu den besten aller von EcoVadis bewerteten Unternehmen weltweit: Bestätigung und zugleich Ansporn, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen.

Bestätigung und Ansporn ist, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen

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Michael Koch GmbH

Zur Umsetzung der Unternehmenspolitik und der Nachhaltigkeitsstrategie ist 2002 in der Michael Koch GmbH ein funktionierendes Management-System installiert worden, dass einerseits das Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001 und andererseits das Umweltmanagement-System nach EMAS III umfasst. Die Michael Koch GmbH kann und hat durch die Einführung des integrierten Managementsystems kontinuierlich, dauerhaft und konsequent die Aktivitäten im Umweltschutz und der Arbeitssicherheit überprüft, gemessen und gesteuert. In Verbindung mit dem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 wird umweltgerechtes Arbeiten durch Qualitätsaspekte ergänzt.

Die Umwelterklärung beinhaltet die für den gesamten Betrieb geltenden Umweltleitlinien, welche nachhaltiges Gewicht bei Entscheidungen über Investitionen, Entwicklung von Produkten und auch im Tagesgeschäft haben, wo sowohl ökologische und wirtschaftliche, als auch strategisch planerische Kriterien gefragt sind. Diese Synergien führt die Michael Koch GmbH einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu.

Im Jahr 2016 wurde erstmals ein CO2-Fußabdruck für das Fabrikle erstellt, welches in Zukunft als Orientierung zur Reduzierung der CO2 Maßnahmen dienen soll. Darüber hinaus verfügt die Michael Koch GmbH über ein ausführliches Umweltcontrolling, in welchem alle relevanten Daten erfasst und analysiert werden (Stromverbrauch-, Wasserverbrauch-, Verbrauch von Verpackungen und Papier etc.)
Neben den Managementsystemen und anderen wichtigen Dokumenten ist den Mitarbeitern die Betriebsordnung, in welcher zum Beispiel Aspekte wie „Flexible Arbeitszeiten", „Umgang miteinander", „Arbeitssicherheit", „Umweltschutz" geregelt sind, zugänglich und sichern die operative Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen.

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Bundesdruckerei-Gruppe

Die unternehmensweite Geschäftsstrategie wird im Rahmen des „Vision-to-plan“-Prozesses über die Teilstrategien der einzelnen Bereiche sowie deren operative Umsetzungspläne heruntergebrochen. Innerhalb des „Vision-to-Plan“-Prozesses ist auch Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie verankert. Aktuell wird der Geschäftsführung zur Überwachung nachhaltigkeitsbezogener Prozesse jährlich eine Evaluierung zum Erreichungsgrad strategischer Ziele und der Entwicklung operativer Prozesse vorgelegt.

Die Bundesdruckerei GmbH und D-TRUST GmbH setzen zudem weitere Management-Systeme ein. Zur Verbesserung der Leistungen im ökologischen Bereich und der Arbeitssicherheit wurden Managementsysteme für Arbeitsschutz, Umweltschutz und Energiemanagement für die Bundesdruckerei GmbH aufgebaut und in diesem Jahr die D-Trust GmbH in diese integriert. Eine Zertifizierung für die D-Trust GmbH soll im nächsten Jahr erfolgen. Die Systeme werden fortlaufend optimiert, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen. Die Prozesse für das Arbeitssicherheits- und Umweltmanagementsystem, Gefahrstoffmanagement und die Umweltaspekte regeln die Abläufe im Unternehmen und sind für alle Mitarbeiter transparent und bindend.

Das Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO/IEC 27001 umfasst den gesamten Produktprozess von der Produktidee über die Konzeption, Entwicklung und Serienfertigung bis hin zur Auslieferung und zum Kundensupport. Mit dem „INTERGRAF Certificate for Management of Security Printing Process“ weist die Bundesdruckerei außerdem die Einführung und Umsetzung des Sicherheitsmanagementsystems ISO/IEC 14298 sowie die Erfüllung der relevanten Anforderungen dieses Standards nach.

Zur Einhaltung und Überwachung von Regeln, Gesetzen und Bestimmungen und zur Vermeidung von Regelverstößen hat die Bundesdruckerei ein Compliance-Managementsystem implementiert. Bestandteil des Systems sind regelmäßige Compliance-Checks von Geschäftspartnern, Compliance-Erklärungen von Lieferanten, Schulungen sowie die Überwachung, Verbesserung und Identifikation von Risiken.

Weiterhin umfasst ein mehrstufiges Risiko-Chancen-Management-System in Anlehnung an die DIN ISO 31000 die systematische und fortlaufende Identifikation, Bewertung, Steuerung, Dokumentation, Kommunikation und Überwachung von Risiken und Chancen.

Durch die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ und verschiedene, themenspezifische Richtlinien (z. B. Einkauf, Compliance, Risiko- und Chancenmanagement) werden die Mitarbeiter geleitet. Die Einhaltung der Regelungen und Prozesse wird regelmäßig durch interne und externe Audits überprüft. 

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