Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Hallesche Krankenversicherung auf Gegenseitigkeit

Abhängig vom Handlungsfeld kommen unterschiedliche Regeln und Prozesse zum Tragen, mit denen die Nachhaltigkeitsstrategie im ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzern umgesetzt wird.

Unternehmensführung
Durch ein transparentes, nachvollziehbares Corporate-Governance-System schaffen wir Vertrauen in die Leitung und Überwachung unseres Unternehmens bei Kunden, Anlegern, eigenen Mitarbeitern und der Öffentlichkeit. Ein Grundpfeiler des Systems ist der der Deutsche Corporate Governance Kodex, der international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung enthält. Vorstand und Aufsichtsrat der ALTE LEIPZIGER Lebensversicherung a.G. und der HALLESCHE Krankenversicherung a.G. bekennen sich zum Deutschen Corporate Governance Kodex und geben die Entsprechenserklärung gemäß §161 Aktiengesetz auf freiwilliger Basis ab. Der Kodex verdeutlicht die Verpflichtung von Vorstand und Aufsichtsrat, im Einklang mit den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.

Projektmanagement
Auch im Projektmanagement haben wir es uns zum Ziel gesetzt, einen größeren Beitrag zur Nachhaltigkeit des ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzerns zu leisten. In einem neuen Projektantragstool erfassen wir dafür ab Mitte 2020, welchen Beitrag die Projekte zur Erreichung der SDGs leisten. Dazu müssen in jedem Projektantrag Fragen zu den SDGs beantwortet werden. So setzen sich die Projektverantwortlichen früh damit auseinander, welche Nachhaltigkeitswirkung sie mit ihren Projekten entfalten. Perspektivisch möchten wir die gewonnenen Erkenntnisse zur weiteren Steuerung im Nachhaltigkeitsmanagement nutzen.

Risikomanagement
Durch unsere Geschäftstätigkeit, unsere Produkte und Dienstleistungen oder durch unsere Geschäftsbeziehungen könnten negative Auswirkungen auf die Umwelt, unsere Arbeitnehmer, die Gesellschaft oder auf Menschenrechte ausgehen oder Korruption und Bestechung ermöglichen. Um dies zu verhindern überprüft unser Risikomanagement regelmäßig im Sinne des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetzes, ob durch eine wesentliche Geschäftsaktivität „sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen“ auf einen der Nachhaltigkeitsaspekte ausgeht und somit ein wesentliches Risiko vorliegt. Dabei gehen wir wie folgt vor:

  • Identifikation möglicher Risiken: Zunächst prüfen wir, ob aus der betreffenden Geschäftsaktivität (theoretisch) ein Risiko auf mindestens einen der genannten Aspekte der Nachhaltigkeit entstehen könnte.
  • Analyse vorhandener Maßnahmen: Ist dies der Fall, so analysieren wir, welche Maßnahmen bereits ergriffen werden bzw. wie wir mit den Risikoquellen umgehen.
  • Bestimmung der Relevanz: Grundsätzlich gehen wir in unserem risiko-orientierten und vorsichtigen Ansatz davon aus, dass ein mögliches Risiko immer auch relevant ist, es sei denn die im Konzern bereits vorhandenen Maßnahmen sind so umfassend, dass das Risiko als nicht relevant eingestuft werden kann. Daher prüfen wir jedes mögliche Risiko auf seine Relevanz, indem wir die vorhandenen Maßnahmen analysieren.
  • Wesentlichkeit: Im letzten Schritt bewerten wir, ob relevante Risiken unter Berücksichtigung der getroffenen Maßnahmen auch wesentlich sind. Damit ein Risiko wesentlich ist, muss seine Eintrittswahrscheinlichkeit „sehr wahrscheinlich“ und seine Auswirkungshöhe „schwerwiegend negativ“ sein. Entsprechend muss die Eintrittswahrscheinlichkeit über 50 % liegen. Das Beurteilungsschema der Auswirkungshöhe hängt dabei individuell von der jeweiligen Geschäftsaktivität ab.

Für das Geschäftsjahr 2019 wurden auf Basis dieses Prozesses keine wesentlichen Risiken identifiziert.

Nichtsdestotrotz wurden im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie Maßnahmen beschlossen, die diese Risiken weiter reduzieren sollen. So wird der ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern zum Beispiel im Rahmen seiner Aktienstrategie ab diesem Jahr seine Stimmrechte für die Unterstützung von Nachhaltigkeitszielen ausüben sowie über ein verstärktes Engagement mit weiteren Partnern ebenfalls auf die Erfüllung von Nachhaltigkeitszielen hinwirken.

Darüber hinaus prüft unser Risikomanagement auch, ob von den verschiedenen Nachhaltigkeitsaspekten negative Auswirkungen auf uns als Unternehmen ausgehen können. Für den ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzern sind dies insbesondere mögliche Auswirkungen des Klimawandels. In Übereinstimmung mit der Ansicht der BaFin bilden klimabezogene Risiken dabei im ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern keine eigene Risikokategorie, sondern wirken durch bereits bestehende Risikokategorien. Dabei unterscheiden wir zwischen physischen und transitorischen Risiken.
  • Physische Risiken beschreiben Risiken, die direkt aus Klimaveränderungen stammen, wie beispielsweise ein verstärktes Auftreten von Extremwetterereignissen (möglicherweise erhöhtes Risiko für Sachversicherer) oder das Aufkommen tropischer Krankheiten in Mitteleuropa durch langfristige Temperaturanstiege (möglicherweise erhöhtes Risiko für Kranken- und Lebensversicherer). Darüber hinaus können auch finanzielle Risiken entstehen, beispielsweise durch Bonitätsverluste eines Landes oder einer Region oder durch geringere Ertragskraft von Unternehmen. Auch die Bewertung von Immobilien kann betroffen sein.
  • Transitorische Risiken beschreiben Risiken, die aus dem Übergang zu einer CO2-freien Wirtschaft und Gesellschaft entstehen können. Bekannte Beispiele hierfür sind mögliche Wertverluste und damit einhergehende Aktienkursrückgänge von Unternehmen aus CO2-intensiven Branchen. Auch vorrübergehende konjunkturelle Eintrübungen sind nicht auszuschließen. Aus transitorischen Risiken können wiederum auch Reputations- oder strategische Risiken entstehen, beispielsweise durch eine erhöhte Sensibilisierung der Öffentlichkeit für Nachhaltigkeitsthemen, denen Unternehmen oder Versicherer nicht ausreichend nachkommen.

Bei der Überprüfung dieser physischen und transitorischen Risiken, insbesondere im Kapitalanlage-Portfolio des ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzerns, orientieren wir uns an den Empfehlungen der Task-Force on Climate-related Financial Disclosure (TCFD). Hierzu analysieren wir in einer Heatmap das mögliche Gefahrenpotenzial aus dem Klimawandel für den ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern.

Beispielsweise wurde für die Analyse physischer Klimarisiken für die Kapitalanlagen unter anderem der GAIN-Index herangezogen.[1] Dieser Index inklusive der verwendeten Daten wird von der University of Notre Dame angeboten und gibt für jedes Land an, wie sehr dieses von klimatischen Änderungen betroffen und wie gut das Land auf diese klimatischen Änderungen vorbereitet ist. Daneben werden auch kontinuierlich regulatorische Entwicklungen beobachtet, da mittelbare oder unmittelbare Risiken und Belastungen durch diese nicht ausgeschlossen werden können.

Weitere Details zum Umgang mit Nachhaltigkeitsinhalten (z. B. gezielte Maßnahmen) sind in den jeweiligen Kriterien dargestellt.

Vertrieb
Der GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten bildet die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern mit seinen Vertriebspartnern. Durch ihn soll ein rechtskonformes und redliches Verhalten von den Konzerngesellschaften und deren Vertriebspartnern sichergestellt werden, um so Schaden vom Unternehmen abzuwenden sowie dessen Reputation und Glaubwürdigkeit zu stärken.


[1] Notre Dame Global Adaption Initiative (ND-GAIN).

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igefa Handelsgesellschaft mbH & Co. KG

Die Unternehmens- bzw. Nachhaltigkeitsstrategie wird in Form von messbaren Zielen, Maßnahmen und Projekten sowie durch Verhaltensregeln (z.B. igefa Verhaltenskodex) und Prozessanweisungen konkretisiert.
Durch das Integrierte Managementsystem, zertifiziert nach DIN ISO 9001 und 14001 (vgl. Kritierium 1 Strategische Analyse und Maßnahmen), ist sichergestellt, dass Prozesse und Verantwortlichkeiten dokumentiert, nachgehalten und bei Bedarf angepasst werden.
Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung wird erkanntes Verbesserungspotential beispielsweise aus Kundenrückmeldungen mit entscheidenden Auswirkungen auf die Umwelt, auf die Sicherheit oder auch Zufriedenheit von Mitarbeitern bzw. Kunden in die Nachhaltigkeitsstrategie und das Managementsystem integriert. 
Im Hinblick auf die jährlich stattfindenden Audits durch unabhängige Dritte unterliegt das System auch einer regelmäßigen externen Überwachung.
So wurde uns beispielsweise durch EcoVadis, eine internationale CSR-Rating-Plattform, in 2017 der Gold-Status verliehen.
Mit 71 von 100 möglichen Punkten zählt die igefa zu den besten aller von EcoVadis bewerteten Unternehmen weltweit: Bestätigung und zugleich Ansporn, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen.

Bestätigung und Ansporn ist, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen

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StEB Köln, Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR

Die transparente Berichterstattung nach EMAS über Ziele, Prozesse und Ergebnisse und der Vergleich mit Dritten im Benchmarking stellt sicher, dass die wesentlichen Unternehmensaktivitäten und alle Unternehmensprozesse mindestens einmal jährlich analysiert und bewertet werden.  Die rechtzeitige Einbeziehung beteiligter Dritter (z. B. Auftragnehmer, Lieferanten, Besucher, Anlieger, etc.) genießt besondere Priorität. Die Einhaltung der gültigen Rechtsvorschriften, aller vertraglichen Verpflichtungen und aller unternehmensinternen Regelungen werden durch ein Compliance Managementsystem unterstützt. Diese Prozesse werden durch die Rechtsabteilung gesteuert und fördern so in allen relevanten Bereichen die Umsetzung der Strategie der nachhaltigen Wasserwirtschaft. Darüber hinaus wurden Nachhaltigkeitsgesichtspunkte in den folgenden Bereichen priorisiert:
Verankerung von Nachhaltigkeit im Unternehmen
Aus den eingegangenen Ideen und Vorschlägen der Belegschaft zur Verbesserung der Nachhaltigkeit entstand die sogenannte Nachhaltigkeitsmatrix, die fester Bestandteil im Dialog zwischen Geschäftsleitung und Belegschaft werden soll. Die Struktur basiert auf den strategischen Unternehmenszielen. Die Umsetzung der Ideen erfolgt nach positiver Bewertung der Vorschläge durch die Geschäftsleitung. Die Projekte werden dann Bestandteile der Zielvereinbarungen der Abteilungen und folgen den festgelegten Prioritäten und Zeitplänen.
Personalentwicklung
Entwicklung und Einsatz von wirksamen Instrumenten zur Gewinnung und Bindung von Beschäftigten. Energiemanagement
Entsprechend der festgelegten strategischen Ausrichtung wird das Energiemanagement der StEB Köln CO2-neutral gestaltet. Ziel ist ein CO2-neutrales Unternehmen bis zum Jahr 2030. Mittelfristig soll bis 2023 der Energieverbrauch durch Effizienzmaßnahmen um 15 % gesenkt werden. Zeitgleich wird angestrebt, den Anteil am Verbrauch erneuerbarer Energie um 15 % zu erhöhen und eine Speichermöglichkeit für Energie zu realisieren. 
Planung und Bau
Für das nachhaltige Planen und Bauen wurde 2018 eine Systematik zur Abschätzung der Umweltauswirkungen aufgestellt und anhand von zwei Musterbaumaßnahmen auf theoretischer Basis bezogen auf die CO2 Auswirkungen validiert. Im Jahr 2019 wird diese Systematik im Klärwerksbereich sowie bei Hochbauten auf ihre Praxistauglichkeit und auf ihre Übertragbarkeit auf das Kanalnetz hin überprüft. 
Mobilitätskonzepte
Die mögliche Nutzung von alternativen Kraftstoffen (Bio Diesel) wird nach den Nachhaltigkeitskriterien untersucht und bewertet. Eine Entscheidung über die Nutzung wird voraussichtlich im Jahr 2020 herbeigeführt. Dienstreisen und Dienstgänge werden hinsichtlich ihres Potenzials zur CO2-Reduktion untersucht. Für nicht vermeidbare Flugreisen wird eine Klima-Ausgleichszahlung in geeignete Projekte gezahlt. Die Untersuchung der Arbeitswege ergab ebenfalls eine vergleichsweise hohe CO2-Belastung. Mit dem Ziel einer nachhaltigen CO2-Reduktion, werden 2019 mehrere Projekte zur Senkung dieser CO2-Belastung geprüft.
Einkauf und Vergabe
Die Beschaffung der StEB Köln wird zukünftig schrittweise nach den definierten nachhaltigen Einkaufs- und Vergabekriterien durchgeführt. Anhand der gewonnenen Erfahrungen werden die Kriterien weiterentwickelt und auf weitere Beschaffungen ausgedehnt. Die Aktivitäten werden durch den Vergabeausschuss der StEB Köln begleitet in die Vergabekriterien aufgenommen.
Kommunikation
Für eine schnelle und erfolgreiche Transformation zum nachhaltigen Unternehmen ist eine durchgängig Kommunikationsstrategie nach innen und außen essenziell. Im Jahr 2018 haben Vorstand und Führungsebenen die Unternehmensidentität und die Werte der StEB Köln schriftlich fixiert. Auf dieser Basis erfolgte eine Neujustierung der Öffentlichkeitsarbeit nach außen. Nach innen wurde durch wiederholte Dialog-Veranstaltungen mit allen Mitarbeitenden die Entwicklung eines neuen Wir-Gefühls begonnen. Unterstützt wird diese Entwicklung durch ein neues Intranet, das erstmals eine Blog-Funktion erhalten wird, was eine direkte und öffentliche Kommunikation zwischen allen Mitarbeitenden der StEB Köln ermöglicht - ohne den Focus auf die Einhaltung der Hierarchiewege.

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Sparkasse Coburg - Lichtenfels

Die Sparkasse Coburg - Lichtenfels hat seit 2018 eine Nachhaltigkeitsstrategie definiert. Diese ist in die Aufbau- und Ablauforganisation integriert und somit dauerhaft im operativen Geschäft verankert.

Die Anweisung „Ausführungen zur CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz_Nachhaltigkeit“ regelt verbindlich die Verantwortungs-, Prozess-, Controlling- und Berichtsstrukturen. Um eine kontinuierliche Verbesserung herbeizuführen, wird der von den Verbänden empfohlene Regelkreis genutzt:

  • Planung und Festlegung von Zielsetzungen, Maßnahmen, Umsetzungsfristen und Verantwortlichen
  • Umsetzung der beschlossenen Prozesse und Maßnahmen
  • Kontrolle, Erfassung und Überwachung der festgelegten Kennzahlen (siehe Kriterium 3)
  • Überwachung der Prozesse und Maßnahmen durch regelmäßige Energieaudits sowie Durchführung des NachhaltigkeitsKompasses
  • Optimierung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen bzw. Risiken
Die Arbeitsgruppe „Nachhaltigkeit“ sorgt gemeinsam mit dem Nachhaltigkeitsbeauftragten für die operative Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie. Sie besteht aus acht Vertretern aus Markt- und Stabsbereichen. Damit trägt die Sparkasse der wachsenden Bedeutung des Nachhaltigkeitsmanagements Rechnung. Zweimal jährlich trifft sich dieses Gremium zu einem intensiven Austausch über seine Aufgaben:
  • Kontinuierliche Überprüfung der aktuellen regulatorischen Anforderungen an das Nachhaltigkeitsmanagement in der Sparkasse
  • Ableitung zielgerichteter Maßnahmen bzw. Produkte zu den o. g. Handlungsfeldern
  • Vernetzung und Know-how-Transfer in die einzelnen Unternehmensbereiche
  • Beschaffung der notwendigen Informationen für den nichtfinanziellen Bericht
  • Regelmäßige Berichterstattung über die Ergebnisse der Umsetzung an den Vorstand und im Rahmen des nichtfinanziellen Berichts an den Verwaltungsrat
Für das Nachhaltigkeitsmanagement in der Sparkasse gelten die Standards gemäß Kriterium 1. Ein wesentliches Ziel ist es dabei, Risiken zu minimieren. Zur Handlungsorientierung fasst der vom Vorstand definierte Verhaltenskodex alle Leitlinien, Anweisungen und Prozesse zusammen. Er ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtend.

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Bundesdruckerei-Gruppe

Die unternehmensweite Geschäftsstrategie wird im Rahmen des „Vision-to-plan“-Prozesses über die Teilstrategien der einzelnen Bereiche sowie deren operative Umsetzungspläne heruntergebrochen. Innerhalb des „Vision-to-Plan“-Prozesses ist auch Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie verankert. Aktuell wird der Geschäftsführung zur Überwachung nachhaltigkeitsbezogener Prozesse jährlich eine Evaluierung zum Erreichungsgrad strategischer Ziele und der Entwicklung operativer Prozesse vorgelegt.

Die Bundesdruckerei GmbH und D-TRUST GmbH setzen zudem weitere Management-Systeme ein. Zur Verbesserung der Leistungen im ökologischen Bereich und der Arbeitssicherheit wurden Managementsysteme für Arbeitsschutz, Umweltschutz und Energiemanagement für die Bundesdruckerei GmbH aufgebaut und in diesem Jahr die D-Trust GmbH in diese integriert. Eine Zertifizierung für die D-Trust GmbH soll im nächsten Jahr erfolgen. Die Systeme werden fortlaufend optimiert, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen. Die Prozesse für das Arbeitssicherheits- und Umweltmanagementsystem, Gefahrstoffmanagement und die Umweltaspekte regeln die Abläufe im Unternehmen und sind für alle Mitarbeiter transparent und bindend.

Das Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO/IEC 27001 umfasst den gesamten Produktprozess von der Produktidee über die Konzeption, Entwicklung und Serienfertigung bis hin zur Auslieferung und zum Kundensupport. Mit dem „INTERGRAF Certificate for Management of Security Printing Process“ weist die Bundesdruckerei außerdem die Einführung und Umsetzung des Sicherheitsmanagementsystems ISO/IEC 14298 sowie die Erfüllung der relevanten Anforderungen dieses Standards nach.

Zur Einhaltung und Überwachung von Regeln, Gesetzen und Bestimmungen und zur Vermeidung von Regelverstößen hat die Bundesdruckerei ein Compliance-Managementsystem implementiert. Bestandteil des Systems sind regelmäßige Compliance-Checks von Geschäftspartnern, Compliance-Erklärungen von Lieferanten, Schulungen sowie die Überwachung, Verbesserung und Identifikation von Risiken.

Weiterhin umfasst ein mehrstufiges Risiko-Chancen-Management-System in Anlehnung an die DIN ISO 31000 die systematische und fortlaufende Identifikation, Bewertung, Steuerung, Dokumentation, Kommunikation und Überwachung von Risiken und Chancen.

Durch die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ und verschiedene, themenspezifische Richtlinien (z. B. Einkauf, Compliance, Risiko- und Chancenmanagement) werden die Mitarbeiter geleitet. Die Einhaltung der Regelungen und Prozesse wird regelmäßig durch interne und externe Audits überprüft. 

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