Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Gigaset AG

Die Nachhaltigkeitsstrategie von Gigaset wird durch ein integriertes Management System aufrecht erhalten. Dabei spielen die Standards ISO 9001 für Qualität und ISO 14001 für den Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Die Qualitätspolitik und Umweltpolitik von Gigaset beschreiben die wesentlichen Kernpunkte des Management Systems.

Die hierauf fußende Prozesslandschaft von Gigaset bildet die notwendigen Aktivitäten für Nachhaltigkeit der Bereiche Projektmanagement, Qualität, Umweltschutz, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Lieferkette und Sozialstandards ab.

In wesentlichen Bereichen sind diese Prozesse mit Verfahrensanweisungen und Handbüchern hinterlegt, die die Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen in den Prozessen detailliert beschreiben. Weitere Themen werden in Rundschreiben und Richtlinien zur Organisation festgelegt und im Intranet bekanntgemacht.

Hier sind auch die Business Conduct Guidelines von Gigaset hinterlegt, die verbindliche Regeln für verantwortungsvolles Handeln aller Mitarbeiter im Unternehmen sowie im Umgang mit Externen, insbesondere Kunden und Geschäftspartner, vorgeben.
 
Darüber hinaus ist darin der Prozess beschrieben, wie Fragen zu Compliance-Themen und Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße an das Gigaset Compliance Committee gerichtet werden können.

Ein zentrales Risikomanagementsystem dient dazu, dass Risiken rechtzeitig erkannt und durch geeignete Gegenmaßnahmen gesteuert werden können. Der interne Revisionsprozess unterstützt die Geschäftsleitung bei der Überwachung der Einhaltung von Organisations- und Aufsichtspflichten und internen Regelwerken.

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HiPP-Werk Georg Hipp OHG

Bei HiPP hat jeder Fachbereich einen eigenen Nachhaltigkeitsverantwortlichen. Dieser ist Ansprechpartner für die Belange seines Fachbereichs. Er begleitet und moderiert mögliche Aktivitäten und Projekte zu diesem Thema und stellt sicher, dass die Interessen seines Bereichs in allen nachhaltigkeitsbezogenen betrieblichen Arbeitskreisen und Projektgruppen bei HiPP vertreten werden. Gemeinsam mit jedem Verantwortlichen in dieser Organisationsstruktur hat HiPP eine Aufgabenbeschreibung mit Nachhaltigkeitszielen entwickelt, die passgenau auf den jeweiligen Fachbereich abgestimmt sind. Umweltschutz, Arbeitssicherheit und biologische Vielfalt sind durch die Einführung des Nachhaltigkeitsmanagements organisatorisch in die Ebene der Fachbereiche eingeordnet. Über Abteilungsbeauftragten hinaus gibt es noch weitere Verantwortliche, wie zum Beispiel Gewässerschutz-, Abfall- und Sicherheitsbeauftragte oder Sicherheitsfachkräfte. Diese sind gesetzlich gefordert. Gefahrstoff- und Immissionsschutzbeauftragte bestellt HiPP freiwillig. Ebenso wie die Nachhaltigkeitsverantwortlichen, erhalten alle Beauftragten regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen. Sie berichten vereinbarungsgemäß einmal im Jahr an den Nachhaltigkeitsbeauftragten.

Alle Mitarbeiter werden mindestens einmal jährlich zum Thema Nachhaltigkeit geschult. Die Inhalte der Schulung werden im Anschluss in einem kleinen Test abgefragt.

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Concordia Versicherungen

Wirtschaftlicher Erfolg, soziale Verantwortung und ökologisches Handeln bedingen einander und sind eine Investition in die Zukunftsfähigkeit. Als Orientierungsrahmen für eine entsprechend verantwortliche Unternehmensführung dient der Kodex für nachhaltiges Wirtschaften. Darin ist das Nachhaltigkeitsverständnis der Concordia festgeschrieben.
Die Concordia strebt eine kontinuierliche Optimierung, Weiterentwicklung und Steuerung der Prozesse bzw. der Organisation hinsichtlich Kundenorientierung, Qualität, Produktivität, Profitabilität und der Umsetzung externer Erfordernisse an. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Sicherstellung bzw. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.  

Sämtliche Regeln und Prozesse sind in Richtlinien und Leitlinien dokumentiert. Insbesondere Folgende beziehen das Thema Nachhaltigkeit in der Concordia ein:  

Internes Kontrollsystem (IKS) Darstellung von wesentlichen Inhalten zur Ausgestaltung und Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS).
Einkaufsrichtlinie Verbindliche Beschreibung des Verfahrens zur Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen.
Compliancerichtlinie Kompakte Darstellung von verbindlichen Leitlinien für die Compliance-Funktion der CC, COL, CK und der Concordia Gruppe.
Umweltleitlinie Engagement, Maßnahmen und Rahmenverpflichtungen der Concordia hinsichtlich ökologischer Themen.
Verhaltensrichtlinie Darstellung grundlegender rechtlicher und ethischer Anforderungen, denen die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit entsprechen müssen, als Orientierungshilfe für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten.
Kapitalanlagerichtlinie Vorgehensweise für die Festlegung der Anlagestrategie, Umgang mit den spezifischen Risiken aus der Kapitalanlage und Definition des Anlagekatalogs.
Kapitalmanagement Darstellung des Kapitalmanagement der Concordia Versicherungsgruppe unter Berücksichtigung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Leitlinien für nachhaltige Kapitalanlage und Unternehmensführung der COL Darstellung der nachhaltigen Unternehmensführung und der damit einhergehenden Verbindung der hohen Produktqualität und Nachhaltig­keit der COL. Konkretisierung der Grundsätze für eine verantwortungsbewusste Kapitalanlage der Produktlinie Leben oeco in Positiv- und Negativkriterien.
ORSA und Risikomanagement Rahmen für das Risikomanagement und den ORSA-Prozess (Own Risk and Solvency Assessment) sowohl auf Einzelgesellschafts- als auch auf Gruppenebene.
Berichterstattung und Offenlegung Gruppenweites, einheitliches Verständnis zu den Anforderungen an die Berichterstattungs- und Offenlegungspflichten.
Governance Festlegung organisatorischen Strukturen und Abläufe des Governance-Systems für die Concordia Gruppe.
Vergütungssysteme Verbindliche Festlegung der wesentlichen Vergütungssysteme innerhalb der Concordia Gruppe unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Gebäudesicherheit Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
Datenschutzrichtlinie Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz.
Interne Revision Umsetzung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Interne Revisions-Funktion der Concordia Gruppe als Konzern und die einzelnen Internen Revisions-Funktionen der Versicherungsunternehmen der Concordia Gruppe.
Fit and proper Organisatorischer Rahmen für die kontinuierliche Sicherstellung und Weiterentwicklung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit der betreffenden Personen innerhalb der Concordia Gruppe, unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Incentive Verbindliche Vorgaben zur Planung, Ausschreibung, Ausgestaltung und Durchführung von Incentives und Veranstaltungen mit Incentive-Charakter.

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Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH)

Die IB.SH hat folgende Regeln und Prozesse zur Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie:
Die Geschäftsstrategie wird durch den Vorstand festgelegt, mit dem Verwaltungsrat erörtert und in der operativen Planung durch die Fachbereiche umgesetzt. Dabei tragen alle Bereiche mit spezifischen Maßnahmen zur Zielerreichung bei.
Ziele und Maßnahmen mit ökologischer oder sozialer Komponente stehen zusätzlich im Fokus des 2018 implementierten Nachhaltigkeitsmanagements.
Die Zielerreichung und der Umsetzungsstand aller strategischen Maßnahmen werden im Rahmen des Strategiecontrollings jährlich überprüft. Dazu werden die Ziele und Inhalte bestehender Strategien einem Soll-/Ist-Abgleich unterzogen, die Ursachen von vorhandenen Soll-/Ist-Abweichungen analysiert und erforderlichenfalls nachjustiert. Hierbei wird auch regelmäßig überprüft, ob die Ziele und Maßnahmen untereinander konsistent sind.
Neben den Zielen und Maßnahmen der Strategie werden die Regeln und Prozesse für das operative Geschäft der Bank in einer umfassenden schriftlich fixierten Ordnung niedergelegt. Diese wird auch vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele kontinuierlich überprüft und angepasst.

Relevante Unternehmensbereiche, in denen diese Steuerung stattfindet, sind:
Die Steuerung liegt vor allem im Bereich Unternehmensentwicklung. Aber auch andere Fachbereiche wie z.B. das Treasury oder der Bankbereich unterliegen Nachhaltigkeitszielen und diesbezüglichen Maßnahmen im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie.

Das zentrale Produktmanagement (vgl. Kriterium 10) überprüft das Produktportfolio der IB.SH anhand von Nachhaltigkeitskriterien. Ziel ist es, Produkte unter Berücksichtigung dieser Nachhaltigkeitskriterien weiter zu optimieren und Nachhaltigkeitsaspekte bei der Neuentwicklung von Produkten noch stärker zu berücksichtigen.
Auch bei den Entscheidungen zu Eigenanlagen werden Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt. Jeder Eigenanlage geht ein umfangreicher Prüfungsprozess voraus. Neben Bonitätsgesichtspunkten spielt auch die Nachhaltigkeit des Geschäftsmodells des Emittenten eine entscheidungsrelevante Rolle. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsprüfung des Geschäftsmodells wird untersucht, ob für den Emittenten oder die Emission Nachhaltigkeitsratings und/oder -zertifizierungen vorliegen.
Der Bereich Bankbetrieb, der für den Neubau der IB.SH verantwortlich ist, hat die Zielvorgabe, für den Neubau einen hohen Nachhaltigkeitsstandard (DGNB Gold) zu realisieren. Dieses Ziel ist eine relevante Grundlage der Entscheidungen zum Neubau und wird regelmäßig im Zuge der Baurealisierung überprüft.

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Lebensbaum / Pure Taste Group GmbH & Co. KG

Integriertes Managementsystem

Unser Nachhaltigkeitsstrategie wird im Kontext unseres nachhaltigen Managementansatzes im betrieblichen Alltag umgesetzt. Unser Managementansatz ist übergreifend für alle wesentlichen Qualitäts- und Nachhaltigkeitsaspekte in der gesamten Unternehmensgruppe gültig. Er basiert auf unserer Unternehmenspolitik und auf maßgeblichen internationalen Normen und Standards. Die Unternehmenspolitik, Normen und Standards haben wir in Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Prozessen und operativen Vorgaben verankert und fest im Integrierten Managementsystem und im Lebensbaum Partnersystem implementiert. 

Die Grundlagen unseres heutigen Managementsystems haben wir 1997 mit der Einführung eines zertifizierten Umweltmanagements gelegt. Zeitgleich wurde ein Qualitätsmanagementsystem etabliert. Seitdem wurde das System zu einem integrierten System zusammengeführt und sukzessive weiterentwickelt. In 2015 haben wir zur besseren Steuerung, Nachverfolgung und Dokumentation der im System geregelten Prozesse und Vorgaben die Prozess- und Qualitätsmanagement-Software ConSense eingeführt.

Ebenfalls in 2015 haben wir in unserer Kaffeerösterei, die seit 2011 Bestandteil unserer Unternehmensgruppe ist, ein Umweltmanagement gemäß EMAS eingeführt. Jetzt arbeiten wir an beiden Standorten mit einem einheitlichen Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement.

Im betrieblichen Alltag stellen klare Prüf- und Freigabeprozesse sicher, dass unsere Grundsätze in unsere Richtlinien, Prozesse und betrieblichen Vorgaben einfließen. Wo es sinnvoll ist, werden betroffene Mitarbeiter und Partnerunternehmen in die Festlegung und Weiterentwicklung eingebunden. Neue Prozesse und Dokumente ebenso wie Änderungen durchlaufen außerdem eine Konformitätsprüfung durch die Fachbeauftragten, bevor sie von der Geschäftsführung freigegeben werden.

Neue Mitarbeiter werden in unsere Richtlinien eingewiesen, bestehende Mitarbeiter müssen für sie relevante Neuerungen jedes Mal explizit bestätigen. Besonders wichtige Aspekte werden geschult. Regelmäßige Wirksamkeits- und Complianceprüfungen, insbesondere im Rahmen des Auditprogramms und regelmäßiger Managementbewertungen, gewährleisten, dass Vorgaben eingehalten werden oder führen nötigenfalls zu Korrekturmaßnahmen.

Wesentlichkeitsanalyse und Entwicklungsziele

Die tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen unseres unternehmerischen Handelns ermitteln wir durch verschiedene Verfahren, die wir nach festen Kriterien in einer regelmäßig aktualisierten Wesentlichkeitsanalyse zusammenführen. Zu diesen Verfahren zählen Prozessanalysen, Stakeholderbefragungen und -dialoge, Auswertungen von Lebenszyklus-Analysen zu Produkten, Auswertungen externer Studien und Publikationen sowie Gefährdungsbeurteilungen und Risikoanalysen. Die in der Wesentlichkeitsanalyse herausgearbeiteten Themen verdichten wir zu Nachhaltigkeitshandlungsfeldern. Für die einzelnen Handlungsfelder setzen wir uns grundlegende strategische Ziele und legen, davon ausgehend, konkrete operative Ziele fest. Strategische und operative Ziele werden jährlich überprüft und ggf. angepasst oder ergänzt. Sie bilden wiederum einen wichtigen Baustein für die Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie und deren Umsetzung im Rahmen unseres Managementansatzes.

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