Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Michael Koch GmbH

Zur Umsetzung der Unternehmenspolitik und der Nachhaltigkeitsstrategie ist 2002 in der Michael Koch GmbH ein funktionierendes Management-System installiert worden, dass einerseits das Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001 und andererseits das Umweltmanagement-System nach EMAS III umfasst. Die Michael Koch GmbH kann und hat durch die Einführung des integrierten Managementsystems kontinuierlich, dauerhaft und konsequent die Aktivitäten im Umweltschutz und der Arbeitssicherheit überprüft, gemessen und gesteuert. In Verbindung mit dem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 wird umweltgerechtes Arbeiten durch Qualitätsaspekte ergänzt.

Die Umwelterklärung beinhaltet die für den gesamten Betrieb geltenden Umweltleitlinien, welche nachhaltiges Gewicht bei Entscheidungen über Investitionen, Entwicklung von Produkten und auch im Tagesgeschäft haben, wo sowohl ökologische und wirtschaftliche, als auch strategisch planerische Kriterien gefragt sind. Diese Synergien führt die Michael Koch GmbH einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu.

Im Jahr 2016 wurde erstmals ein CO2-Fußabdruck für das Fabrikle erstellt, welches in Zukunft als Orientierung zur Reduzierung der CO2 Maßnahmen dienen soll. Darüber hinaus verfügt die Michael Koch GmbH über ein ausführliches Umweltcontrolling, in welchem alle relevanten Daten erfasst und analysiert werden (Stromverbrauch-, Wasserverbrauch-, Verbrauch von Verpackungen und Papier etc.)
Neben den Managementsystemen und anderen wichtigen Dokumenten ist den Mitarbeitern die Betriebsordnung, in welcher zum Beispiel Aspekte wie „Flexible Arbeitszeiten", „Umgang miteinander", „Arbeitssicherheit", „Umweltschutz" geregelt sind, zugänglich und sichern die operative Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen.

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Gigaset AG

Die Nachhaltigkeitsstrategie von Gigaset wird durch ein integriertes Management System aufrecht erhalten. Dabei spielen die Standards ISO 9001 für Qualität und ISO 14001 für den Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Die Qualitätspolitik und Umweltpolitik von Gigaset beschreiben die wesentlichen Kernpunkte des Management Systems.

Die hierauf fußende Prozesslandschaft von Gigaset bildet die notwendigen Aktivitäten für Nachhaltigkeit der Bereiche Projektmanagement, Qualität, Umweltschutz, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Lieferkette und Sozialstandards ab.

In wesentlichen Bereichen sind diese Prozesse mit Verfahrensanweisungen und Handbüchern hinterlegt, die die Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen in den Prozessen detailliert beschreiben. Weitere Themen werden in Rundschreiben und Richtlinien zur Organisation festgelegt und im Intranet bekanntgemacht.

Hier sind auch die Business Conduct Guidelines von Gigaset hinterlegt, die verbindliche Regeln für verantwortungsvolles Handeln aller Mitarbeiter im Unternehmen sowie im Umgang mit Externen, insbesondere Kunden und Geschäftspartner, vorgeben.
 
Darüber hinaus ist darin der Prozess beschrieben, wie Fragen zu Compliance-Themen und Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße an das Gigaset Compliance Committee gerichtet werden können.

Ein zentrales Risikomanagementsystem dient dazu, dass Risiken rechtzeitig erkannt und durch geeignete Gegenmaßnahmen gesteuert werden können. Der interne Revisionsprozess unterstützt die Geschäftsleitung bei der Überwachung der Einhaltung von Organisations- und Aufsichtspflichten und internen Regelwerken.

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HiPP-Werk Georg Hipp OHG

Bei HiPP hat jeder Fachbereich einen eigenen Nachhaltigkeitsverantwortlichen. Dieser ist Ansprechpartner für die Belange seines Fachbereichs. Er begleitet und moderiert mögliche Aktivitäten und Projekte zu diesem Thema und stellt sicher, dass die Interessen seines Bereichs in allen nachhaltigkeitsbezogenen betrieblichen Arbeitskreisen und Projektgruppen bei HiPP vertreten werden. Gemeinsam mit jedem Verantwortlichen in dieser Organisationsstruktur hat HiPP eine Aufgabenbeschreibung mit Nachhaltigkeitszielen entwickelt, die passgenau auf den jeweiligen Fachbereich abgestimmt sind. Umweltschutz, Arbeitssicherheit und biologische Vielfalt sind durch die Einführung des Nachhaltigkeitsmanagements organisatorisch in die Ebene der Fachbereiche eingeordnet. Über Abteilungsbeauftragten hinaus gibt es noch weitere Verantwortliche, wie zum Beispiel Gewässerschutz-, Abfall- und Sicherheitsbeauftragte oder Sicherheitsfachkräfte. Diese sind gesetzlich gefordert. Gefahrstoff- und Immissionsschutzbeauftragte bestellt HiPP freiwillig. Ebenso wie die Nachhaltigkeitsverantwortlichen, erhalten alle Beauftragten regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen. Sie berichten vereinbarungsgemäß einmal im Jahr an den Nachhaltigkeitsbeauftragten.

Alle Mitarbeiter werden mindestens einmal jährlich zum Thema Nachhaltigkeit geschult. Die Inhalte der Schulung werden im Anschluss in einem kleinen Test abgefragt.

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Concordia Versicherungen

Wirtschaftlicher Erfolg, soziale Verantwortung und ökologisches Handeln bedingen einander und sind eine Investition in die Zukunftsfähigkeit. Als Orientierungsrahmen für eine entsprechend verantwortliche Unternehmensführung dient der Kodex für nachhaltiges Wirtschaften. Darin ist das Nachhaltigkeitsverständnis der Concordia festgeschrieben.
Die Concordia strebt eine kontinuierliche Optimierung, Weiterentwicklung und Steuerung der Prozesse bzw. der Organisation hinsichtlich Kundenorientierung, Qualität, Produktivität, Profitabilität und der Umsetzung externer Erfordernisse an. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Sicherstellung bzw. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.  

Sämtliche Regeln und Prozesse sind in Richtlinien und Leitlinien dokumentiert. Insbesondere Folgende beziehen das Thema Nachhaltigkeit in der Concordia ein:  

Internes Kontrollsystem (IKS) Darstellung von wesentlichen Inhalten zur Ausgestaltung und Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS).
Einkaufsrichtlinie Verbindliche Beschreibung des Verfahrens zur Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen.
Compliancerichtlinie Kompakte Darstellung von verbindlichen Leitlinien für die Compliance-Funktion der CC, COL, CK und der Concordia Gruppe.
Umweltleitlinie Engagement, Maßnahmen und Rahmenverpflichtungen der Concordia hinsichtlich ökologischer Themen.
Verhaltensrichtlinie Darstellung grundlegender rechtlicher und ethischer Anforderungen, denen die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit entsprechen müssen, als Orientierungshilfe für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten.
Kapitalanlagerichtlinie Vorgehensweise für die Festlegung der Anlagestrategie, Umgang mit den spezifischen Risiken aus der Kapitalanlage und Definition des Anlagekatalogs.
Kapitalmanagement Darstellung des Kapitalmanagement der Concordia Versicherungsgruppe unter Berücksichtigung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Leitlinien für nachhaltige Kapitalanlage und Unternehmensführung der COL Darstellung der nachhaltigen Unternehmensführung und der damit einhergehenden Verbindung der hohen Produktqualität und Nachhaltig­keit der COL. Konkretisierung der Grundsätze für eine verantwortungsbewusste Kapitalanlage der Produktlinie Leben oeco in Positiv- und Negativkriterien.
ORSA und Risikomanagement Rahmen für das Risikomanagement und den ORSA-Prozess (Own Risk and Solvency Assessment) sowohl auf Einzelgesellschafts- als auch auf Gruppenebene.
Berichterstattung und Offenlegung Gruppenweites, einheitliches Verständnis zu den Anforderungen an die Berichterstattungs- und Offenlegungspflichten.
Governance Festlegung organisatorischen Strukturen und Abläufe des Governance-Systems für die Concordia Gruppe.
Vergütungssysteme Verbindliche Festlegung der wesentlichen Vergütungssysteme innerhalb der Concordia Gruppe unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Gebäudesicherheit Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
Datenschutzrichtlinie Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz.
Interne Revision Umsetzung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Interne Revisions-Funktion der Concordia Gruppe als Konzern und die einzelnen Internen Revisions-Funktionen der Versicherungsunternehmen der Concordia Gruppe.
Fit and proper Organisatorischer Rahmen für die kontinuierliche Sicherstellung und Weiterentwicklung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit der betreffenden Personen innerhalb der Concordia Gruppe, unter Berücksichtigung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
Incentive Verbindliche Vorgaben zur Planung, Ausschreibung, Ausgestaltung und Durchführung von Incentives und Veranstaltungen mit Incentive-Charakter.

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Fährmann Unternehmensberatung GmbH

Der Fährmann lebt eine wertebasierte Unternehmenskultur und hält sich an festgelegte Verhaltensgrundsätze, die auch in der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern greifen. Aufgrund der kleinen Größe des Fährmanns gibt es kein Kennzahlensystem, über das wir steuern. Wir sind auf Flexibilität und informelle Prozesse angewiesen, um auf ständige Veränderungen des Marktes eingehen zu können. 

Nachhaltigkeit ist fester Bestandteil unseres Unternehmensleitbilds und für das Kernteam ebenso wie für die erweiterte Mannschaft (Kooperationspartner) eine Selbstverständlichkeit. Die Geschäftsführung als Kernteam sowie die assoziierten Partner haben eine hohe Sensibilisierung durch ihren täglichen Kontakt mit Nachhaltigkeitsthemen. Viele unserer Kunden kommen auf uns zu, um gemeinsam mit uns eine Nachhaltigkeitsstrategie inklusive Regeln und Prozesse zur Implementierung zu entwickeln.

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