Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Bundesdruckerei-Gruppe

Die unternehmensweite Geschäftsstrategie wird im Rahmen des „Vision-to-plan“-Prozesses über die Teilstrategien der einzelnen Bereiche sowie deren operative Umsetzungspläne heruntergebrochen. Innerhalb des „Vision-to-Plan“-Prozesses ist auch Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie verankert. Aktuell wird der Geschäftsführung zur Überwachung nachhaltigkeitsbezogener Prozesse jährlich eine Evaluierung zum Erreichungsgrad strategischer Ziele und der Entwicklung operativer Prozesse vorgelegt.

Die Bundesdruckerei GmbH und D-TRUST GmbH setzen zudem weitere Management-Systeme ein. Zur Verbesserung der Leistungen im ökologischen Bereich und der Arbeitssicherheit wurden Managementsysteme für Arbeitsschutz, Umweltschutz und Energiemanagement für die Bundesdruckerei GmbH aufgebaut und in diesem Jahr die D-Trust GmbH in diese integriert. Eine Zertifizierung für die D-Trust GmbH soll im nächsten Jahr erfolgen. Die Systeme werden fortlaufend optimiert, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen. Die Prozesse für das Arbeitssicherheits- und Umweltmanagementsystem, Gefahrstoffmanagement und die Umweltaspekte regeln die Abläufe im Unternehmen und sind für alle Mitarbeiter transparent und bindend.

Das Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO/IEC 27001 umfasst den gesamten Produktprozess von der Produktidee über die Konzeption, Entwicklung und Serienfertigung bis hin zur Auslieferung und zum Kundensupport. Mit dem „INTERGRAF Certificate for Management of Security Printing Process“ weist die Bundesdruckerei außerdem die Einführung und Umsetzung des Sicherheitsmanagementsystems ISO/IEC 14298 sowie die Erfüllung der relevanten Anforderungen dieses Standards nach.

Zur Einhaltung und Überwachung von Regeln, Gesetzen und Bestimmungen und zur Vermeidung von Regelverstößen hat die Bundesdruckerei ein Compliance-Managementsystem implementiert. Bestandteil des Systems sind regelmäßige Compliance-Checks von Geschäftspartnern, Compliance-Erklärungen von Lieferanten, Schulungen sowie die Überwachung, Verbesserung und Identifikation von Risiken.

Weiterhin umfasst ein mehrstufiges Risiko-Chancen-Management-System in Anlehnung an die DIN ISO 31000 die systematische und fortlaufende Identifikation, Bewertung, Steuerung, Dokumentation, Kommunikation und Überwachung von Risiken und Chancen.

Durch die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ und verschiedene, themenspezifische Richtlinien (z. B. Einkauf, Compliance, Risiko- und Chancenmanagement) werden die Mitarbeiter geleitet. Die Einhaltung der Regelungen und Prozesse wird regelmäßig durch interne und externe Audits überprüft. 

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Gigaset AG

Die Nachhaltigkeitsstrategie von Gigaset wird durch ein integriertes Management System aufrecht erhalten. Dabei spielen die Standards ISO 9001 für Qualität und ISO 14001 für den Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Die Qualitätspolitik und Umweltpolitik von Gigaset beschreiben die wesentlichen Kernpunkte des Management Systems.

Die hierauf fußende Prozesslandschaft von Gigaset bildet die notwendigen Aktivitäten für Nachhaltigkeit der Bereiche Projektmanagement, Qualität, Umweltschutz, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Lieferkette und Sozialstandards ab.

In wesentlichen Bereichen sind diese Prozesse mit Verfahrensanweisungen und Handbüchern hinterlegt, die die Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen in den Prozessen detailliert beschreiben. Weitere Themen werden in Rundschreiben und Richtlinien zur Organisation festgelegt und im Intranet bekanntgemacht.

Hier sind auch die Business Conduct Guidelines von Gigaset hinterlegt, die verbindliche Regeln für verantwortungsvolles Handeln aller Mitarbeiter im Unternehmen sowie im Umgang mit Externen, insbesondere Kunden und Geschäftspartner, vorgeben.
 
Darüber hinaus ist darin der Prozess beschrieben, wie Fragen zu Compliance-Themen und Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße an das Gigaset Compliance Committee gerichtet werden können.

Ein zentrales Risikomanagementsystem dient dazu, dass Risiken rechtzeitig erkannt und durch geeignete Gegenmaßnahmen gesteuert werden können. Der interne Revisionsprozess unterstützt die Geschäftsleitung bei der Überwachung der Einhaltung von Organisations- und Aufsichtspflichten und internen Regelwerken.

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Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft

Die operative Umsetzung der zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele definierten Maßnahmen erfolgt durch die Verantwortlichen in den jeweiligen Ressorts der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft und den verbundenen Tochterunternehmen.
Dort wo es möglich ist, erfolgt die Orientierung an nationalen und internationalen Standards und Rahmenwerken wie dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex, dem ETI (Ethical Trading Initiative) Base Code oder ISO 50001.  

Weitere Informationen ab S. 28 ff. im Nachhaltigkeitsbericht 2017 im Kapitel „Steuerungs- und Kontrollmechanismen“.

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Evenord-Bank eG-KG

Der bankeigene Verhaltenskodex (siehe Verhaltenskodex) bildet Unternehmenskultur und -leitbild schriftlich ab. Er baut auf dem Wertegerüst mitsamt den zehn Grundwerten (siehe Grundwerteerklärung) auf und trägt zur Risikoverringerung der Evenord-Bank bei. Insbesondere in formal nicht ausreichend regulierten Bereichen gibt er den Mitarbeitern eine Handlungsorientierung bei der Lösung von Konfliktsituationen. Zu den Inhalten des Verhaltenskodex zählen die Selbstverpflichtung der Evenord-Bank, die Unternehmensgrundwerte sowie die Verhaltensgrundsätze für Mitarbeiter und Führungskräfte. Jedem Beschäftigten wird der Verhaltenskodex ausgehändigt, der fester Bestandteil des Arbeitsvertrags ist. Die Wertekultur ist zudem in der Compliance-Struktur der Bank fest verankert – sie trägt damit zur Verringerung des Risikos bei.

Um die nachhaltige und sinnhafte Abwicklung für ihre Finanzgeschäfte zu garantieren, die im e-Nachhaltigkeitsverständnis (siehe e-Nachhaltigkeitsverständnis) festgelegt ist, greift die Evenord-Bank auf einen Grundsatz aus der Forstwirtschaft zurück: Laut dem in diesem Bereich vorherrschenden Nachhaltigkeitsverständnis darf von der Ressource Holz nicht mehr geschlagen werden, als im gleichen Zeitraum durch Wiederaufforstung nachwachsen kann. Eine kontinuierliche, beständige und nachhaltige Nutzung wird dadurch sichergestellt. Für das tägliche Bankgeschäft mit der Ressource Geld bedeutet das e-Nachhaltigkeitsverständnis vernünftige und sinnhafte Investitionen. Rendite, Risiko und Liquidität bestimmen nicht ausschließlich den Wert der Finanzdienstleistungen; die Gewinnmaximierung ist kein primäres Ziel. Stattdessen legt die Evenord-Bank den Fokus auf den nachhaltigen, werteorientierten und konsequent verantwortungsvollen Umgang mit Geld – basierend auf der unternehmensethischen Geschäftsphilosophie. Damit wird im Kerngeschäft eine unternehmerische und zugleich gesellschaftliche Verantwortung übernommen.

Allgemeine Verhaltens- und Führungsgrundsätze sowie Führungsprinzipien stellen weitere wichtige Säulen zur kontinuierlichen Verfolgung der Strategie dar. Zudem gibt der schriftlich festgelegte e-Ethikkodex (siehe e-Ethikkodex) einen Überblick über die Unternehmensphilosophie der Evenord-Bank. Darin werden Normen und Regeln kodifiziert, die die beiden elementaren Säulen der Bank beschreiben: die e-Wertekultur, bei der der Fokus konkret auf das Handeln gelegt wird, sowie das e-Prinzip mit seinen gewissenhaften Produkten, die auf diesen unternehmensethischen Werten basieren.

Sämtliche Regeln und Prozesse sowie alle abgegebenen Kodizes unterliegen dem Wertemanagementsystem auf Basis des Qualitätsmanagementmodells EFQM (European Foundation for Quality Management). Das EFQM-Modell bietet Hilfestellung bei der Integration umfassender Managementsysteme sowie einer kontinuierlichen Weiterentwicklung aller Unternehmensbereiche. Es steuert alle Prozesse im Unternehmen und zeigt auf, wie diese aufgebaut sind und kontrolliert werden, um eine beständige Qualität zu gewährleisten.

Um sicherzustellen, dass sämtliche Nachhaltigkeitsimpulse über alle Hierarchieebenen hinweg umgesetzt werden, werden Mitarbeiter durch interne Schulungen, Webinare und Präsenzseminare regelmäßig zu allen Prozessen und entsprechenden Regeln geschult. Weiterhin geben wiederkehrende Kundenbefragungen Aufschluss darüber, wie die Leistung und Qualität der Arbeit aus Sicht der Kunden wahrgenommen werden. 

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Gundlach Bau und Immobilien GmbH & Co. KG

Das Thema Nachhaltigkeit ist grundsätzlich in allen Geschäftsprozessen verankert, das heißt bei allen unternehmerischen Entscheidungen werden die jeweiligen Vor- und Nachteile von Handlungsoptionen auch unter Nachhaltigkeitsaspekten einbezogen:

  • Gundlach hat klare Unternehmens- und Nachhaltigkeitsziele definiert (insgesamt 31 bis 2020), dabei verpflichtet sich Gundlach zu einer auf Dauer soliden und verantwortungsvollen Unternehmenspolitik, die alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit berücksichtigt.
  • Die festgelegten Ziele sind bei Gundlach in der Strategie und in den Prozessen verankert.
  • Zur Orientierung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat Gundlach einen Code of Conduct (CoC) erarbeitet und eingeführt, der als Verhaltenskodex auch Nachhaltigkeitsthemen explizit aufgreift.
  • Bei der Auswahl von Partnern und Lieferanten werden Nachhaltigkeitskriterien mitberücksichtigt.
  • Von Gundlach getätigte Investitionen werden durch den Einsatz des Sustainability-Monitors im Wohnungsunternehmen gezielt nachhaltigkeitsorientiert gesteuert.
  • Gundlach strebt eine kontinuierliche Berichterstattung zum Thema Nachhaltigkeit an, um seine Stakeholder über die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens zu informieren.

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