Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte Wohnstadt

Das Leitbild der Unternehmensgruppe bildet den Rahmen für die Nachhaltigkeitsstrategie, die als Teil der Unternehmensstrategie durch die Unternehmensführung entwickelt und mit dem Aufsichtsrat abgestimmt wurde. Darüber hinaus wurden bei der Strategieentwicklung die für die Unternehmensgruppe relevanten Aspekte der Nachhaltigkeitsstrategie des Landes Hessens und des Bundes berücksichtigt. 

Zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie in den relevanten Themenbereichen liegen zu dreizehn Themen Grundsätze in Form von Unternehmensrichtlinien vor. Dazu zählen die Themen Energieeffizienz, Klimaschutz, Materialien/Bauprodukte, Biodiversität, Antidiskriminierung, Beruf und Familie, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Personalentwicklung, Aus- und Weiterbildung, Neubau, Betriebs- und Verkehrssicherheit, Betreiberverantwortung und Datenschutz. Eine Richtlinie zur Beschaffung wurde ergänzend erarbeitet und 2018 in Kraft gesetzt. Diese Richtlinien beinhalten eine Beschreibung des jeweiligen Themenkontextes, eine Ziel- und Zweckdefinition, Angaben zum Wirkungsbereich und den Verantwortlichkeiten, die Prinzipien und die dazugehörigen Performance-Indikatoren sowie Aussagen zur regelmäßigen Überprüfung und zur Berichterstattung. Sie regeln den grundlegenden Umgang mit den Nachhaltigkeitsthemen bei der Unternehmensgruppe und werden im Rahmen der turnusgemäßen Fortschreibung der Nachhaltigkeitsstrategie aktualisiert. In der operativen Umsetzung unterliegen die Richtlinien einem Ausdefinierungsprozess gemeinsam mit den Fachabteilungen, was auf die unterschiedlichen Sparten der Unternehmensgruppe zurückzuführen ist. 

Im operativen Geschäft findet die Nachhaltigkeitsstrategie durch Handlungsanweisungen, Leitfäden, festgelegte Geschäftsprozesse sowie abteilungsinterne Regelungen Anwendung. Um im Sinne der Werte der Unternehmensgruppe zu handeln veröffentlicht das Unternehmen ein Leitbildwelches allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern als Orientierung dienen soll.   

Die Verantwortung für die Handlungsfelder (siehe DNK-Kriterium 1: Strategische Analyse und Maßnahmen) trägt die Lenkungsgruppe Nachhaltigkeit. Sie ist das zentrale Beratungsgremium und überprüft in einem vierteljährlichen Turnus die Fortentwicklung und Umsetzung der Strategie. Klar definierte Handlungsfeldverantwortliche fungieren zudem als fachliche Ansprechpartner und stellen die Umsetzung der beschlossenen Ziele und Maßnahmen der Handlungsfelder bereichsübergreifend sicher.

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WertSicht GmbH

In unserem Unternehmenshandbuch und den mitgeltenden Unterlagen sind Strategie, Aufbau und Abläufe beschrieben. Durch regelmäßige Geschäftsführungssitzungen, jährlichen Internen-Workshops im gesamten Team, sowie weiteren Regelkommunikationen werden Prozesse besprochen und Aktivitäten, wie bspw. Schulungsmaßnahmen festgelegt.  

Bei der Organisation unseres Unternehmens richten wir uns an nationalen und internationalen Standards (ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, ÖKOPROFIT) und versuchen auch diesen in unserem Unternehmenshandbuch gerecht zu werden.

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Bundesdruckerei-Gruppe

Die unternehmensweite Geschäftsstrategie wird im Rahmen des „Vision-to-plan“-Prozesses über die Teilstrategien der einzelnen Bereiche sowie deren operative Umsetzungspläne heruntergebrochen. Innerhalb des „Vision-to-Plan“-Prozesses ist auch Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie verankert. Aktuell wird der Geschäftsführung zur Überwachung nachhaltigkeitsbezogener Prozesse jährlich eine Evaluierung zum Erreichungsgrad strategischer Ziele und der Entwicklung operativer Prozesse vorgelegt.

Die Bundesdruckerei setzt zudem weitere Management-Systeme ein. Zur Verbesserung der Leistungen im ökologischen Bereich und der Arbeitssicherheit wurden Managementsysteme für Arbeitsschutz, Umweltschutz und Energiemanagement für die Bundesdruckerei GmbH aufgebaut. Die Systeme werden fortlaufend optimiert, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen. Die Prozesse für das Arbeitssicherheits- und Umweltmanagementsystem, Gefahrstoffmanagement und die Umweltaspekte regeln die Abläufe im Unternehmen und sind für alle Mitarbeiter transparent und bindend.

Das Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO/IEC 27001 umfasst den gesamten Produktprozess von der Produktidee über die Konzeption, Entwicklung und Serienfertigung bis hin zur Auslieferung und zum Kundensupport. Mit dem „INTERGRAF Certificate for Management of Security Printing Process“ weist die Bundesdruckerei außerdem die Einführung und Umsetzung des Sicherheitsmanagementsystems ISO/IEC 14298 sowie die Erfüllung der relevanten Anforderungen dieses Standards nach.

Zur Einhaltung und Überwachung von Regeln, Gesetzen und Bestimmungen und zur Vermeidung von Regelverstößen hat die Bundesdruckerei ein Compliance-Managementsystem implementiert. Bestandteil des Systems sind regelmäßige Compliance-Checks von Geschäftspartnern, Compliance-Erklärungen von Lieferanten, Schulungen sowie die Überwachung, Verbesserung und Identifikation von Risiken.

Weiterhin umfasst ein mehrstufiges Risiko-Chancen-Management-System in Anlehnung an die DIN ISO 31000 die systematische und fortlaufende Identifikation, Bewertung, Steuerung, Dokumentation, Kommunikation und Überwachung von Risiken und Chancen.

Durch die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ und verschiedene, themenspezifische Richtlinien (z. B. Einkauf, Compliance, Risiko- und Chancenmanagement) werden die Mitarbeiter geleitet. Die Einhaltung der Regelungen und Prozesse wird regelmäßig durch interne und externe Audits überprüft. 

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Lebensbaum / Pure Taste Group GmbH & Co. KG

Integriertes Managementsystem

Unser Nachhaltigkeitsstrategie wird im Kontext unseres nachhaltigen Managementansatzes im betrieblichen Alltag umgesetzt. Unser Managementansatz ist übergreifend für alle wesentlichen Qualitäts- und Nachhaltigkeitsaspekte in der gesamten Unternehmensgruppe gültig. Er basiert auf unserer Unternehmenspolitik und auf maßgeblichen internationalen Normen und Standards. Die Unternehmenspolitik, Normen und Standards haben wir in Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Prozessen und operativen Vorgaben verankert und fest im Integrierten Managementsystem und im Lebensbaum Partnersystem implementiert. 

Die Grundlagen unseres heutigen Managementsystems haben wir 1997 mit der Einführung eines zertifizierten Umweltmanagements gelegt. Zeitgleich wurde ein Qualitätsmanagementsystem etabliert. Seitdem wurde das System zu einem integrierten System zusammengeführt und sukzessive weiterentwickelt. In 2015 haben wir zur besseren Steuerung, Nachverfolgung und Dokumentation der im System geregelten Prozesse und Vorgaben die Prozess- und Qualitätsmanagement-Software ConSense eingeführt.

Ebenfalls in 2015 haben wir in unserer Kaffeerösterei, die seit 2011 Bestandteil unserer Unternehmensgruppe ist, ein Umweltmanagement gemäß EMAS eingeführt. Jetzt arbeiten wir an beiden Standorten mit einem einheitlichen Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement.

Im betrieblichen Alltag stellen klare Prüf- und Freigabeprozesse sicher, dass unsere Grundsätze in unsere Richtlinien, Prozesse und betrieblichen Vorgaben einfließen. Wo es sinnvoll ist, werden betroffene Mitarbeiter und Partnerunternehmen in die Festlegung und Weiterentwicklung eingebunden. Neue Prozesse und Dokumente ebenso wie Änderungen durchlaufen außerdem eine Konformitätsprüfung durch die Fachbeauftragten, bevor sie von der Geschäftsführung freigegeben werden.

Neue Mitarbeiter werden in unsere Richtlinien eingewiesen, bestehende Mitarbeiter müssen für sie relevante Neuerungen jedes Mal explizit bestätigen. Besonders wichtige Aspekte werden geschult. Regelmäßige Wirksamkeits- und Complianceprüfungen, insbesondere im Rahmen des Auditprogramms und regelmäßiger Managementbewertungen, gewährleisten, dass Vorgaben eingehalten werden oder führen nötigenfalls zu Korrekturmaßnahmen.

Wesentlichkeitsanalyse und Entwicklungsziele

Die tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen unseres unternehmerischen Handelns ermitteln wir durch verschiedene Verfahren, die wir nach festen Kriterien in einer regelmäßig aktualisierten Wesentlichkeitsanalyse zusammenführen. Zu diesen Verfahren zählen Prozessanalysen, Stakeholderbefragungen und -dialoge, Auswertungen von Lebenszyklus-Analysen zu Produkten, Auswertungen externer Studien und Publikationen sowie Gefährdungsbeurteilungen und Risikoanalysen. Die in der Wesentlichkeitsanalyse herausgearbeiteten Themen verdichten wir zu Nachhaltigkeitshandlungsfeldern. Für die einzelnen Handlungsfelder setzen wir uns grundlegende strategische Ziele und legen, davon ausgehend, konkrete operative Ziele fest. Strategische und operative Ziele werden jährlich überprüft und ggf. angepasst oder ergänzt. Sie bilden wiederum einen wichtigen Baustein für die Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie und deren Umsetzung im Rahmen unseres Managementansatzes.

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HiPP-Werk Georg Hipp OHG

Bei HiPP hat jeder Fachbereich einen eigenen Nachhaltigkeitsverantwortlichen. Dieser ist Ansprechpartner für die Belange seines Fachbereichs. Er begleitet und moderiert mögliche Aktivitäten und Projekte zu diesem Thema und stellt sicher, dass die Interessen seines Bereichs in allen nachhaltigkeitsbezogenen betrieblichen Arbeitskreisen und Projektgruppen bei HiPP vertreten werden. Gemeinsam mit jedem Verantwortlichen in dieser Organisationsstruktur hat HiPP eine Aufgabenbeschreibung mit Nachhaltigkeitszielen entwickelt, die passgenau auf den jeweiligen Fachbereich abgestimmt sind. Umweltschutz, Arbeitssicherheit und biologische Vielfalt sind durch die Einführung des Nachhaltigkeitsmanagements organisatorisch in die Ebene der Fachbereiche eingeordnet. Über Abteilungsbeauftragten hinaus gibt es noch weitere Verantwortliche, wie zum Beispiel Gewässerschutz-, Abfall- und Sicherheitsbeauftragte oder Sicherheitsfachkräfte. Diese sind gesetzlich gefordert. Gefahrstoff- und Immissionsschutzbeauftragte bestellt HiPP freiwillig. Ebenso wie die Nachhaltigkeitsverantwortlichen, erhalten alle Beauftragten regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen. Sie berichten vereinbarungsgemäß einmal im Jahr an den Nachhaltigkeitsbeauftragten.

Alle Mitarbeiter werden mindestens einmal jährlich zum Thema Nachhaltigkeit geschult. Die Inhalte der Schulung werden im Anschluss in einem kleinen Test abgefragt.

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