Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

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Berücksichtigt ein Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte in allen wichtigen Entscheidungen, können auch sehr ambitionierte Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie erreicht und nachhaltige Verhaltensweisen zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen werden. Dafür müssen Unternehmensabläufe überprüft und Managementprozesse angepasst werden, was in der Regel Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens hat.
Damit nicht wiederholt für jede einzelne Entscheidung überlegt werden muss, wie man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen könnte, kann es in Regeln und Prozesse eingebettet werden. Dabei können neue Regeln und Prozesse aufgesetzt und alte Regeln und Prozesse erweitert werden (z.B. Einkaufsrichtlinien um ökologische und soziale Kriterien).

Was ist zu beachten?
In diesem Kriterium geht es darum zu berichten, wie Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen verankert werden, damit sie im Tagesgeschäft umgesetzt werden können. Die Bandbreite solcher Regeln und Prozesse ist sehr vielfältig und kann sich stark zwischen verschiedenen Unternehmen und Branchen unterscheiden. Bitte berichten Sie sowohl zum momentanen Status der Umsetzung als auch zu Ihren Plänen für die Zukunft.

 
Aspekt 1:
Berichten Sie, wie die Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag verankert ist (interne Regeln, Prozesse, Standards).
Regeln und Prozesse übersetzen die Nachhaltigkeitsstrategie in spezifischere Vorgaben für das alltägliche Arbeiten im Unternehmen. Regeln sind z.B. Einkaufsrichtlinien, Leitlinien für Forschung und Entwicklung oder ein Verhaltenskodex für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese werden durch geeignete Prozesse in den Unternehmensalltag integriert, z.B. durch regelmäßige Workshops, themenspezifische Arbeitskreise, neue Abläufe und Verfahren in der Produktion oder interne Kommunikationsmaßnahmen.
 

Fährmann Unternehmensberatung GmbH

Der Fährmann lebt eine wertebasierte Unternehmenskultur und hält sich an festgelegte Verhaltensgrundsätze, die auch in der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern greifen. Aufgrund der kleinen Größe des Fährmanns gibt es kein Kennzahlensystem, über das wir steuern. Wir sind auf Flexibilität und informelle Prozesse angewiesen, um auf ständige Veränderungen des Marktes eingehen zu können. 

Nachhaltigkeit ist fester Bestandteil unseres Unternehmensleitbilds und für das Kernteam ebenso wie für die erweiterte Mannschaft (Kooperationspartner) eine Selbstverständlichkeit. Die Geschäftsführung als Kernteam sowie die assoziierten Partner haben eine hohe Sensibilisierung durch ihren täglichen Kontakt mit Nachhaltigkeitsthemen. Viele unserer Kunden kommen auf uns zu, um gemeinsam mit uns eine Nachhaltigkeitsstrategie inklusive Regeln und Prozesse zur Implementierung zu entwickeln.

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HALLESCHE Krankenversicherung auf Gegenseitigkeit

Abhängig vom Handlungsfeld kommen unterschiedliche Regeln und Prozesse zum Tragen, mit denen die Nachhaltigkeitsstrategie im ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzern umgesetzt wird.

Unternehmensführung
Durch ein transparentes, nachvollziehbares Corporate-Governance-System schaffen wir Vertrauen in die Leitung und Überwachung unseres Unternehmens bei Kunden, Anlegern, eigenen Mitarbeitern und der Öffentlichkeit. Ein Grundpfeiler des Systems ist der der Deutsche Corporate Governance Kodex, der international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung enthält. Vorstand und Aufsichtsrat der ALTE LEIPZIGER Lebensversicherung a.G. und der HALLESCHE Krankenversicherung a.G. bekennen sich zum Deutschen Corporate Governance Kodex und geben die Entsprechenserklärung gemäß §161 Aktiengesetz auf freiwilliger Basis ab. Der Kodex verdeutlicht die Verpflichtung von Vorstand und Aufsichtsrat, im Einklang mit den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.

Projektmanagement
Auch im Projektmanagement haben wir es uns zum Ziel gesetzt, einen größeren Beitrag zur Nachhaltigkeit des ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzerns zu leisten. In einem neuen Projektantragstool erfassen wir dafür ab Mitte 2020, welchen Beitrag die Projekte zur Erreichung der SDGs leisten. Dazu müssen in jedem Projektantrag Fragen zu den SDGs beantwortet werden. So setzen sich die Projektverantwortlichen früh damit auseinander, welche Nachhaltigkeitswirkung sie mit ihren Projekten entfalten. Perspektivisch möchten wir die gewonnenen Erkenntnisse zur weiteren Steuerung im Nachhaltigkeitsmanagement nutzen.

Risikomanagement
Durch unsere Geschäftstätigkeit, unsere Produkte und Dienstleistungen oder durch unsere Geschäftsbeziehungen könnten negative Auswirkungen auf die Umwelt, unsere Arbeitnehmer, die Gesellschaft oder auf Menschenrechte ausgehen oder Korruption und Bestechung ermöglichen. Um dies zu verhindern überprüft unser Risikomanagement regelmäßig im Sinne des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetzes, ob durch eine wesentliche Geschäftsaktivität „sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen“ auf einen der Nachhaltigkeitsaspekte ausgeht und somit ein wesentliches Risiko vorliegt. Dabei gehen wir wie folgt vor:

  • Identifikation möglicher Risiken: Zunächst prüfen wir, ob aus der betreffenden Geschäftsaktivität (theoretisch) ein Risiko auf mindestens einen der genannten Aspekte der Nachhaltigkeit entstehen könnte.
  • Analyse vorhandener Maßnahmen: Ist dies der Fall, so analysieren wir, welche Maßnahmen bereits ergriffen werden bzw. wie wir mit den Risikoquellen umgehen.
  • Bestimmung der Relevanz: Grundsätzlich gehen wir in unserem risiko-orientierten und vorsichtigen Ansatz davon aus, dass ein mögliches Risiko immer auch relevant ist, es sei denn die im Konzern bereits vorhandenen Maßnahmen sind so umfassend, dass das Risiko als nicht relevant eingestuft werden kann. Daher prüfen wir jedes mögliche Risiko auf seine Relevanz, indem wir die vorhandenen Maßnahmen analysieren.
  • Wesentlichkeit: Im letzten Schritt bewerten wir, ob relevante Risiken unter Berücksichtigung der getroffenen Maßnahmen auch wesentlich sind. Damit ein Risiko wesentlich ist, muss seine Eintrittswahrscheinlichkeit „sehr wahrscheinlich“ und seine Auswirkungshöhe „schwerwiegend negativ“ sein. Entsprechend muss die Eintrittswahrscheinlichkeit über 50 % liegen. Das Beurteilungsschema der Auswirkungshöhe hängt dabei individuell von der jeweiligen Geschäftsaktivität ab.

Für das Geschäftsjahr 2019 wurden auf Basis dieses Prozesses keine wesentlichen Risiken identifiziert.

Nichtsdestotrotz wurden im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie Maßnahmen beschlossen, die diese Risiken weiter reduzieren sollen. So wird der ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern zum Beispiel im Rahmen seiner Aktienstrategie ab diesem Jahr seine Stimmrechte für die Unterstützung von Nachhaltigkeitszielen ausüben sowie über ein verstärktes Engagement mit weiteren Partnern ebenfalls auf die Erfüllung von Nachhaltigkeitszielen hinwirken.

Darüber hinaus prüft unser Risikomanagement auch, ob von den verschiedenen Nachhaltigkeitsaspekten negative Auswirkungen auf uns als Unternehmen ausgehen können. Für den ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzern sind dies insbesondere mögliche Auswirkungen des Klimawandels. In Übereinstimmung mit der Ansicht der BaFin bilden klimabezogene Risiken dabei im ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern keine eigene Risikokategorie, sondern wirken durch bereits bestehende Risikokategorien. Dabei unterscheiden wir zwischen physischen und transitorischen Risiken.
  • Physische Risiken beschreiben Risiken, die direkt aus Klimaveränderungen stammen, wie beispielsweise ein verstärktes Auftreten von Extremwetterereignissen (möglicherweise erhöhtes Risiko für Sachversicherer) oder das Aufkommen tropischer Krankheiten in Mitteleuropa durch langfristige Temperaturanstiege (möglicherweise erhöhtes Risiko für Kranken- und Lebensversicherer). Darüber hinaus können auch finanzielle Risiken entstehen, beispielsweise durch Bonitätsverluste eines Landes oder einer Region oder durch geringere Ertragskraft von Unternehmen. Auch die Bewertung von Immobilien kann betroffen sein.
  • Transitorische Risiken beschreiben Risiken, die aus dem Übergang zu einer CO2-freien Wirtschaft und Gesellschaft entstehen können. Bekannte Beispiele hierfür sind mögliche Wertverluste und damit einhergehende Aktienkursrückgänge von Unternehmen aus CO2-intensiven Branchen. Auch vorrübergehende konjunkturelle Eintrübungen sind nicht auszuschließen. Aus transitorischen Risiken können wiederum auch Reputations- oder strategische Risiken entstehen, beispielsweise durch eine erhöhte Sensibilisierung der Öffentlichkeit für Nachhaltigkeitsthemen, denen Unternehmen oder Versicherer nicht ausreichend nachkommen.

Bei der Überprüfung dieser physischen und transitorischen Risiken, insbesondere im Kapitalanlage-Portfolio des ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzerns, orientieren wir uns an den Empfehlungen der Task-Force on Climate-related Financial Disclosure (TCFD). Hierzu analysieren wir in einer Heatmap das mögliche Gefahrenpotenzial aus dem Klimawandel für den ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern.

Beispielsweise wurde für die Analyse physischer Klimarisiken für die Kapitalanlagen unter anderem der GAIN-Index herangezogen.[1] Dieser Index inklusive der verwendeten Daten wird von der University of Notre Dame angeboten und gibt für jedes Land an, wie sehr dieses von klimatischen Änderungen betroffen und wie gut das Land auf diese klimatischen Änderungen vorbereitet ist. Daneben werden auch kontinuierlich regulatorische Entwicklungen beobachtet, da mittelbare oder unmittelbare Risiken und Belastungen durch diese nicht ausgeschlossen werden können.

Weitere Details zum Umgang mit Nachhaltigkeitsinhalten (z. B. gezielte Maßnahmen) sind in den jeweiligen Kriterien dargestellt.

Vertrieb
Der GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten bildet die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern mit seinen Vertriebspartnern. Durch ihn soll ein rechtskonformes und redliches Verhalten von den Konzerngesellschaften und deren Vertriebspartnern sichergestellt werden, um so Schaden vom Unternehmen abzuwenden sowie dessen Reputation und Glaubwürdigkeit zu stärken.


[1] Notre Dame Global Adaption Initiative (ND-GAIN).

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Gigaset AG

Die Nachhaltigkeitsstrategie von Gigaset wird durch ein integriertes Management System aufrecht erhalten. Dabei spielen die Standards ISO 9001 für Qualität und ISO 14001 für den Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Die Qualitätspolitik und Umweltpolitik von Gigaset beschreiben die wesentlichen Kernpunkte des Management Systems.

Die hierauf fußende Prozesslandschaft von Gigaset bildet die notwendigen Aktivitäten für Nachhaltigkeit der Bereiche Projektmanagement, Qualität, Umweltschutz, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Lieferkette und Sozialstandards ab.

In wesentlichen Bereichen sind diese Prozesse mit Verfahrensanweisungen und Handbüchern hinterlegt, die die Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen in den Prozessen detailliert beschreiben. Weitere Themen werden in Rundschreiben und Richtlinien zur Organisation festgelegt und im Intranet bekanntgemacht.

Hier sind auch die Business Conduct Guidelines von Gigaset hinterlegt, die verbindliche Regeln für verantwortungsvolles Handeln aller Mitarbeiter im Unternehmen sowie im Umgang mit Externen, insbesondere Kunden und Geschäftspartner, vorgeben.
 
Darüber hinaus ist darin der Prozess beschrieben, wie Fragen zu Compliance-Themen und Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße an das Gigaset Compliance Committee gerichtet werden können.

Ein zentrales Risikomanagementsystem dient dazu, dass Risiken rechtzeitig erkannt und durch geeignete Gegenmaßnahmen gesteuert werden können. Der interne Revisionsprozess unterstützt die Geschäftsleitung bei der Überwachung der Einhaltung von Organisations- und Aufsichtspflichten und internen Regelwerken.

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Gundlach Bau und Immobilien GmbH & Co. KG

Das Thema Nachhaltigkeit ist grundsätzlich in allen Geschäftsprozessen verankert, das heißt bei allen unternehmerischen Entscheidungen werden die jeweiligen Vor- und Nachteile von Handlungsoptionen auch unter Nachhaltigkeitsaspekten einbezogen:

  • Gundlach hat klare Unternehmens- und Nachhaltigkeitsziele definiert (insgesamt 31 bis 2020), dabei verpflichtet sich Gundlach zu einer auf Dauer soliden und verantwortungsvollen Unternehmenspolitik, die alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit berücksichtigt.
  • Die festgelegten Ziele sind bei Gundlach in der Strategie und in den Prozessen verankert.
  • Zur Orientierung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat Gundlach einen Code of Conduct (CoC) erarbeitet und eingeführt, der als Verhaltenskodex auch Nachhaltigkeitsthemen explizit aufgreift.
  • Bei der Auswahl von Partnern und Lieferanten werden Nachhaltigkeitskriterien mitberücksichtigt.
  • Von Gundlach getätigte Investitionen werden durch den Einsatz des Sustainability-Monitors im Wohnungsunternehmen gezielt nachhaltigkeitsorientiert gesteuert.
  • Gundlach strebt eine kontinuierliche Berichterstattung zum Thema Nachhaltigkeit an, um seine Stakeholder über die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens zu informieren.

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ALTE LEIPZIGER Lebensversicherung auf Gegenseitigkeit

Abhängig vom Handlungsfeld kommen unterschiedliche Regeln und Prozesse zum Tragen, mit denen die Nachhaltigkeitsstrategie im ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzern umgesetzt wird.

Unternehmensführung
Durch ein transparentes, nachvollziehbares Corporate-Governance-System schaffen wir Vertrauen in die Leitung und Überwachung unseres Unternehmens bei Kunden, Anlegern, eigenen Mitarbeitern und der Öffentlichkeit. Ein Grundpfeiler des Systems ist der der Deutsche Corporate Governance Kodex, der international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung enthält. Vorstand und Aufsichtsrat der ALTE LEIPZIGER Lebensversicherung a.G. und der HALLESCHE Krankenversicherung a.G. bekennen sich zum Deutschen Corporate Governance Kodex und geben die Entsprechenserklärung gemäß §161 Aktiengesetz auf freiwilliger Basis ab. Der Kodex verdeutlicht die Verpflichtung von Vorstand und Aufsichtsrat, im Einklang mit den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.

Projektmanagement
Auch im Projektmanagement haben wir es uns zum Ziel gesetzt, einen größeren Beitrag zur Nachhaltigkeit des ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzerns zu leisten. In einem neuen Projektantragstool erfassen wir dafür ab Mitte 2020, welchen Beitrag die Projekte zur Erreichung der SDGs leisten. Dazu müssen in jedem Projektantrag Fragen zu den SDGs beantwortet werden. So setzen sich die Projektverantwortlichen früh damit auseinander, welche Nachhaltigkeitswirkung sie mit ihren Projekten entfalten. Perspektivisch möchten wir die gewonnenen Erkenntnisse zur weiteren Steuerung im Nachhaltigkeitsmanagement nutzen.

Risikomanagement
Durch unsere Geschäftstätigkeit, unsere Produkte und Dienstleistungen oder durch unsere Geschäftsbeziehungen könnten negative Auswirkungen auf die Umwelt, unsere Arbeitnehmer, die Gesellschaft oder auf Menschenrechte ausgehen oder Korruption und Bestechung ermöglichen. Um dies zu verhindern überprüft unser Risikomanagement regelmäßig im Sinne des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetzes, ob durch eine wesentliche Geschäftsaktivität „sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen“ auf einen der Nachhaltigkeitsaspekte ausgeht und somit ein wesentliches Risiko vorliegt. Dabei gehen wir wie folgt vor:

  • Identifikation möglicher Risiken: Zunächst prüfen wir, ob aus der betreffenden Geschäftsaktivität (theoretisch) ein Risiko auf mindestens einen der genannten Aspekte der Nachhaltigkeit entstehen könnte.
  • Analyse vorhandener Maßnahmen: Ist dies der Fall, so analysieren wir, welche Maßnahmen bereits ergriffen werden bzw. wie wir mit den Risikoquellen umgehen.
  • Bestimmung der Relevanz: Grundsätzlich gehen wir in unserem risiko-orientierten und vorsichtigen Ansatz davon aus, dass ein mögliches Risiko immer auch relevant ist, es sei denn die im Konzern bereits vorhandenen Maßnahmen sind so umfassend, dass das Risiko als nicht relevant eingestuft werden kann. Daher prüfen wir jedes mögliche Risiko auf seine Relevanz, indem wir die vorhandenen Maßnahmen analysieren.
  • Wesentlichkeit: Im letzten Schritt bewerten wir, ob relevante Risiken unter Berücksichtigung der getroffenen Maßnahmen auch wesentlich sind. Damit ein Risiko wesentlich ist, muss seine Eintrittswahrscheinlichkeit „sehr wahrscheinlich“ und seine Auswirkungshöhe „schwerwiegend negativ“ sein. Entsprechend muss die Eintrittswahrscheinlichkeit über 50 % liegen. Das Beurteilungsschema der Auswirkungshöhe hängt dabei individuell von der jeweiligen Geschäftsaktivität ab.

Für das Geschäftsjahr 2019 wurden auf Basis dieses Prozesses keine wesentlichen Risiken identifiziert.

Nichtsdestotrotz wurden im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie Maßnahmen beschlossen, die diese Risiken weiter reduzieren sollen. So wird der ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern zum Beispiel im Rahmen seiner Aktienstrategie ab diesem Jahr seine Stimmrechte für die Unterstützung von Nachhaltigkeitszielen ausüben sowie über ein verstärktes Engagement mit weiteren Partnern ebenfalls auf die Erfüllung von Nachhaltigkeitszielen hinwirken.

Darüber hinaus prüft unser Risikomanagement auch, ob von den verschiedenen Nachhaltigkeitsaspekten negative Auswirkungen auf uns als Unternehmen ausgehen können. Für den ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzern sind dies insbesondere mögliche Auswirkungen des Klimawandels. In Übereinstimmung mit der Ansicht der BaFin bilden klimabezogene Risiken dabei im ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern keine eigene Risikokategorie, sondern wirken durch bereits bestehende Risikokategorien. Dabei unterscheiden wir zwischen physischen und transitorischen Risiken.
  • Physische Risiken beschreiben Risiken, die direkt aus Klimaveränderungen stammen, wie beispielsweise ein verstärktes Auftreten von Extremwetterereignissen (möglicherweise erhöhtes Risiko für Sachversicherer) oder das Aufkommen tropischer Krankheiten in Mitteleuropa durch langfristige Temperaturanstiege (möglicherweise erhöhtes Risiko für Kranken- und Lebensversicherer). Darüber hinaus können auch finanzielle Risiken entstehen, beispielsweise durch Bonitätsverluste eines Landes oder einer Region oder durch geringere Ertragskraft von Unternehmen. Auch die Bewertung von Immobilien kann betroffen sein.
  • Transitorische Risiken beschreiben Risiken, die aus dem Übergang zu einer CO2-freien Wirtschaft und Gesellschaft entstehen können. Bekannte Beispiele hierfür sind mögliche Wertverluste und damit einhergehende Aktienkursrückgänge von Unternehmen aus CO2-intensiven Branchen. Auch vorrübergehende konjunkturelle Eintrübungen sind nicht auszuschließen. Aus transitorischen Risiken können wiederum auch Reputations- oder strategische Risiken entstehen, beispielsweise durch eine erhöhte Sensibilisierung der Öffentlichkeit für Nachhaltigkeitsthemen, denen Unternehmen oder Versicherer nicht ausreichend nachkommen.

Bei der Überprüfung dieser physischen und transitorischen Risiken, insbesondere im Kapitalanlage-Portfolio des ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzerns, orientieren wir uns an den Empfehlungen der Task-Force on Climate-related Financial Disclosure (TCFD). Hierzu analysieren wir in einer Heatmap das mögliche Gefahrenpotenzial aus dem Klimawandel für den ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern.

Beispielsweise wurde für die Analyse physischer Klimarisiken für die Kapitalanlagen unter anderem der GAIN-Index herangezogen.[1] Dieser Index inklusive der verwendeten Daten wird von der University of Notre Dame angeboten und gibt für jedes Land an, wie sehr dieses von klimatischen Änderungen betroffen und wie gut das Land auf diese klimatischen Änderungen vorbereitet ist. Daneben werden auch kontinuierlich regulatorische Entwicklungen beobachtet, da mittelbare oder unmittelbare Risiken und Belastungen durch diese nicht ausgeschlossen werden können.

Weitere Details zum Umgang mit Nachhaltigkeitsinhalten (z. B. gezielte Maßnahmen) sind in den jeweiligen Kriterien dargestellt.

Vertrieb
Der GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten bildet die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem ALTE LEIPZIGER – HALLESCHE Konzern mit seinen Vertriebspartnern. Durch ihn soll ein rechtskonformes und redliches Verhalten von den Konzerngesellschaften und deren Vertriebspartnern sichergestellt werden, um so Schaden vom Unternehmen abzuwenden sowie dessen Reputation und Glaubwürdigkeit zu stärken.


[1] Notre Dame Global Adaption Initiative (ND-GAIN).

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