Fünf Schritte auf dem Weg zur DNK-Erklärung

Um den Nachhaltigkeitskodex zu erfüllen, erstellen Unternehmen eine sog. DNK-Erklärung zu den zwanzig DNK-Kriterien und den ausgewählten quantifizierbaren Leistungsindikatoren. Die folgenden fünf Schritte verdeutlichen den Prozess bis hin zur Veröffentlichung.

Sie brauchen zunächst ein Mandat der Geschäftsführung. Bilden Sie dann ein Team, dessen Zusammensetzung die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens gut abbildet. Dem Team sollten die Wissens- und Verantwortungsträger der Unternehmensbereiche angehören. Wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen schon in dieser Phase einbeziehen, gewinnt das Thema Stärke und Relevanz.
Klären Sie, ob Sie den DNK auch nutzen wollen, um nach dem CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz und/oder zum Nationalen Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte zu berichten.

Gehen Sie gemeinsam die 20 DNK-Kriterien und Leistungsindikatoren durch. Stellen Sie fest, zu welchen Kriterien Ihnen schon Informationen vorliegen oder gegebenenfalls fehlen. Sofern Sie noch keine Strategie(n) bzw. Konzepte festgelegt haben, arbeiten Sie gemeinsam heraus, welche Nachhaltigkeitsaspekte für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens wesentlich sind und welche ökonomischen, ökologischen und sozialen Auswirkungen Ihre Geschäftstätigkeit hat. Das können Sie zum Beispiel durch eine Wesentlichkeitsanalyse herausarbeiten. Als Orientierung können die den DNK-Kriterien zugeordneten Fragen dienen. Indem Sie die Perspektive Ihrer Anspruchsgruppen (z. B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden) mit einbeziehen, schaffen Sie eine breite Basis für den Berichtsprozess. Legen Sie schließlich im Team fest, wer für welche Kriterien verantwortlich ist und bis wann Daten und Texte geliefert werden müssen.

Sollten Sie planen, den DNK gleichzeitig zu nutzen, um im Sinne des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz oder auch zum Nationalen Aktionsplan Menschenrechte zu berichten, beziehen Sie die zusätzlichen Fragen und Aspekte mit in Ihre Datensammlung ein.

Tragen Sie alle verfügbaren quantitativen und qualitativen Informationen für die jeweiligen Kriterien zusammen. Erarbeiten und beschreiben Sie die Leistungsindikatoren, nach denen Sie steuern und mit denen Sie die Zielerreichung messen. Der DNK hat keine eigenen Leistungsindikatoren entwickelt, sondern nutzt international etablierte Berichtsstandards. Treffen Sie hierfür eine Entscheidung, ob Sie die Leistungsindikatoren der Global Reporting Initiative (GRI SRS) oder der European Federation of Financial Analysts Societies (EFFAS KPIs for ESG) heranziehen möchten. Erstellen Sie zu jedem Kriterium der Erklärung einen Text (Orientierungswert: 500 bis 3000 Zeichen pro Kriterium).

In diesen Texten berichten Sie vollständig zu den abgefragten Aspekten ("comply") bzw. erläutern, warum Daten oder Konzepte nicht dargestellt werden ("explain"). Tipp: Zur Erstellung der Textversion können Sie ein Template nutzen, dass Ihnen nach der Registrierung (s. Schritt 4) im Downloadbereich zur Verfügung steht. Lassen Sie diese Texte und Daten anschließend von der Geschäftsführung freigeben. Hilfestellung bieten außerdem die Broschüre "Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex - Maßstab für nachhaltiges Wirtschaften" sowie der Leitfaden. Für die Abfallwirtschaft und Stadtreinigung, die Energiewirtschaft, Ernährungsindustrie, Hochschulen, mittelständische Banken, Sparkasse sowie Wohnungswirtschaft wurden branchenspezifische Leitfäden veröffentlicht.
Für die Erstellung Ihrer DNK-Erklärung in der Datenbank müssen Sie sich zunächst mit einem Benutzernamen und Passwort als Administrator registrieren. Sie erhalten eine E-Mail, um Ihren Account zu verifizieren. Ist die Registrierung erfolgt, können Sie in der DNK-Datenbank sofort Ihr Unternehmensprofil anlegen. Sie können es jederzeit bearbeiten, weitere Bearbeiter zur Pflege hinzufügen und neue Berichtsjahre erstellen.

Übertragen Sie alle zuvor gesammelten Informationen zu den Kriterien (Daten, Texte und Indikatoren) in die DNK-Datenbank. Dazu steht Ihnen für jedes Kriterium ein Eingabefeld zur Verfügung, in dem Sie Ihre Texte und Daten editieren können. Sie können Tabellen und Bilder hinzufügen. Bitte beachten Sie jedoch, dass lediglich die Texte Gegenstand der Prüfung durch das DNK-Büro sind, nicht jedoch Bilder. Den Status Ihrer Erklärung können Sie über den Reiter „Status Ihres Profils“ einsehen. Ob die Erklärung formal vollständig ist, können Sie auch über die blaue Hilfsboxen auf der rechten Seiten der jeweiligen Kriterien prüfen. Sobald alle Eingabefelder ausgefüllt sind, senden Sie die Erklärung per Klick auf den Button "Erklärung Einreichen" im Bereich „Status Ihres Profils“ an das Büro Deutscher Nachhaltigkeitskodex. Dieser Button erscheint erst, wenn Ihre DNK-Erklärung zu 95 Prozent ausgefüllt ist. Die Prüfung auf formale Vollständigkeit erfolgt anhand der in der blauen Hilfsboxen aufgeführten Aspekte der jeweiligen Kriterien und Indikatoren im Sinne von "comply or exlain" innerhalb von zwei bis drei Wochen. Sofern noch Inhalte fehlen, erhalten Sie eine schriftliche Rückmeldung über die Datenbank. Nach erfolgreicher Durchsicht durch das Büro Deutscher Nachhaltigkeitskodex veröffentlichen Sie Ihre DNK-Erklärung in der Datenbank und Ihr Unternehmen erhält das Anwender-Signet für das jeweilige Berichtsjahr.

Berichtspflichtige Unternehmen haben in diesem Zusammenhang die Prüfungsaufgabe des Aufsichtsrates zu beachten.
Nutzen Sie die Erklärung nun für Ihre Unternehmenskommunikation. Das DNK-Signet können Sie nach der formalen Prüfung durch das DNK-Team z. B. auf Ihrer Website, in Broschüren oder in Ihren Mailverkehr einbinden. Sie können eine Pressemitteilung herausgeben oder Ihre Kunden bzw. Auftraggeber und Lieferanten persönlich über die Erklärung informieren. Darüber hinaus ist der Export in andere Dateiformate möglich, so dass die DNK-Erklärung Grundlage eines integrierten Berichtes, eines Nachhaltigkeitsberichtes, einer separaten nichtfinanziellen Erklärung oder anderer Kommunikationsmedien werden kann.

Wir möchten Sie außerdem gerne ermutigen, Ihre Erklärung auch auf Englisch abzugeben. Dies ist besonders für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern interessant, aber auch, um auf europäischer Ebene im Rahmen der EU-Berichtspflicht zu nichtfinanziellen Informationen sichtbar zu werden. Sie unterstützen damit das Anliegen des Nachhaltigkeitsrates, den Nachhaltigkeitskodex als europäischen Mindeststandard zu positionieren. Pflegen Sie dazu einfach die übersetzte Erklärung in der Datenbank zum gleichen Berichtsjahr ein, wir veröffentlichen diese dann umgehend nach stichprobenartiger Prüfung.

Anwender, die nach der CSR-Berichterstattung mit dem DNK als Rahmenwerk den nächsten Schritt mit einem Rating gehen wollen, möchten wir an dieser Stelle auf den gemeinsamen Leitfaden von DNK und EcoVadis aufmerksam machen. Die Abdeckung von CSR-Themen zwischen dem Nachhaltigkeitskodex als Transparenzstandard und dem EcoVadis-Rating überschneidet sich zum Großteil. Das bedeutet für die Nutzer beider Systeme einen geringen Mehraufwand, will ein Unternehmen von der Berichterstattung zu einem aktiven Lieferkettenmanagement gehen oder vice versa. 

Sie können die DNK-Erklärung zur Umsetzung der CSR-Berichtspflicht sowie zur Umsetzung des Nationalen Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte nutzen. Wählen Sie hierfür beim Anlegen eines neuen Berichtsjahres in der DNK-Datenbank unter „Allgemeine Informationen“ das Feld „im Sinne der CSR-Berichtspflicht prüfen“ und/oder „im Sinne des NAPWiMR prüfen“ aus. Berichten Sie dann weiterführende Informationen zu den gesetzlich geforderten Belangen. Diese werden ebenfalls vom DNK-Büro auf formale Vollständigkeit überprüft. Nach Freigabe durch den Vorstand und das DNK-Büro laden Sie die Erklärung herunter und veröffentlichen sie auf Ihrer Webseite.

Eine visualisierte Prozessempfehlung für die Berichterstattung nach dem CSR-RUG sehen Sie hier:

CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz (CSR-RUG)

Die DNK-Erklärung kann als nichtfinanzielle Erklärung zur Erfüllung der CSR-Berichtspflicht genutzt werden. Anwender berichten dabei die gesetzlich geforderten Belange in den Kriterien 11, 14, 17, 18 und 20 , das DNK-Team prüft entsprechend auf formale Vollständigkeit.

Weitere Informationen

Nationaler Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte (NAP)

Die DNK-Erklärung kann zur Berichterstattung der Kernelemente menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten des Nationalen Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte genutzt werden. Anwender berichten diese in Kriterium 17, das DNK-Büro prüft entsprechend auf formale Vollständigkeit.

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Dokumente

Die Veröffentlichungen des Rates für Nachhaltige Entwicklung können Sie als PDF-Dateien herunterladen sowie ausgewählte Broschüren kostenlos als gedruckte Ausgabe bestellen.

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Unterstützung

Erfahren Sie mehr über die Unterstüzungsangebote durch DNK-Büro, Schulungspartner und Mentoren. Weitere Informationen

Nutzen des DNK

Der DNK unterstützt beim Aufbau einer Berichterstattung, schafft eine Datengrundlage und macht diese für weitergehende Analysen verfügbar.  Weitere Informationen